Minuta reunión Kickoff

Minuta de Reunión: Kickoff de Implementación de Sistemas para Tiendas Domus y Monomarca (Kencol)

Fecha de la Reunión: 09 de Junio de 2025  con fechas tope de apertura para las tiendas el 30 de julio, y una fecha ideal del 15 de julio, lo que indica la urgencia del proyecto

Participantes Clave:•

Equipo del Proyecto (Proveedor): Rafael Cartaya Líder del proyecto , Ángel Bisario , Oscar Aponte , Edimar Molina, Andreina Patiño, Rony , Cheo Reyes, Juan Carlos , Jonaiker Corrales, .

Equipo Cliente: Paola (Gerente de Operaciones), César (Contraparte funcional), Joel (Contraparte funcional), personal de compras y ventas.

1. Objetivo de la Reunión El objetivo principal de la reunión fue formalizar el inicio del proyecto de implementación del sistema para las tiendas Domus y Kencol (monomarca), definir responsabilidades claras, establecer el alcance del proyecto, acordar fechas clave y delinear los próximos pasos para asegurar la apertura exitosa de las tiendas.

2. Contexto y Urgencia del Proyecto Existe una considerable urgencia para agilizar el proceso de implementación del sistema, ya que la fecha máxima de apertura para las tiendas de calle es el 30 de julio, con una fecha ideal establecida para el 15 de julio. Inicialmente, el proyecto se centraría solo en Domus, pero ahora se realizará Domus y Kencol en paralelo, lo que exige mayor agilidad y cumplimiento estricto de los plazos

3. Metodología de Trabajo y Comunicación

Todas las reuniones del proyecto serán grabadas, y se estableció una política de cancelación clara para las dos reuniones semanales, con la expectativa de notificar con anticipación

Ocasionalmente, se requerirá la presencia del equipo cliente en la oficina del proveedor para "acabar el trabajo" y cerrar pendientes

Se utilizará un "cuadro de mando" o dashboard visual para monitorear el progreso del proyecto, donde el estado de las tareas se indicará con colores: verde para "listo", amarillo para "cerrado/en progreso" y rojo para "algo más requerido.

El enfoque del proyecto es principalmente funcional, no técnico, con el objetivo de asegurar que el cliente adopte el sistema de manera sencilla y eficiente

El proyecto se divide en tres aspectos principales: relevamiento de datos, negociación de procesos (compras, ventas, movimientos de inventario, traslados internos) y un acuerdo final

4. Alcance del Proyecto

Tiendas: Inicialmente Domus, pero ahora se trabajarán Domus y Kencol (monomarca) en paralelo. Se mencionan cinco aperturas de tiendas en calle

Desarrollos Iniciales: Se priorizarán solo dos desarrollos en esta fase inicial: un reporte de inventario total (que combine Panamá y la sede local) y la reconstrucción de un aplicativo móvil para verificar precios y tomar fotos de productos, el cual se espera que esté listo a finales de la próxima semana. Otras funcionalidades deseadas se registrarán en una lista para futura negociación

Integraciones: Es fundamental anclar el sistema a otros enlaces para compartir información de facturación con representantes de marca

Duplicación de Tiendas: Dado que la estructura administrativa de Domus y Kencol es la misma, una vez que la implementación de Domus esté completa, se duplicará para Kencol, realizando los ajustes necesarios en inventarios y ventas

5. Gestión de Inventario

Categorías de Producto: Es necesario revisar si las categorías de producto están definidas a nivel contable o solo estadístico, y entender el "maestro portal" del cliente. Se identificó un problema con categorías ambiguas ("hola") que requieren ajuste para sincerar el inventario

Ubicaciones de Inventario: Se manejarán cinco ubicaciones de producto dentro de un único almacén: sala de venta, reposición, cuarto de costura/arreglo, merma (producto robado/dañado) y préstamos. Cada ubicación implica diferentes responsabilidades de inventario

Inventario en Tránsito: Se requerirá una ubicación de inventario adicional para productos en tránsito (entre tiendas o provenientes de compras no recibidas) para mantener la trazabilidad y la responsabilidad

Backorder: Se confirmó que para Domus se mantendrá el sistema de backorder, pero para Kencol y las demás tiendas nuevas no se manejará

Recepción de Mercancía: Se implementará un proceso de recepción de tres pasos: orden de compra, recepción y factura, permitiendo recepciones parciales•

Antigüedad del Producto: Es crucial poder rastrear la antigüedad de los productos (ej., días en tienda) para la aplicación de descuentos. Esto requiere definir si los SKUs o referencias de producto pueden distinguir lotes o fechas de recepción diferentes, aunque se reconoce que algunos proveedores no lo hacen•

Carga de Inventario Inicial: Domus ya posee datos históricos, mientras que Kencol no tiene historial, por lo que su inventario inicial se cargará desde cero una vez que se reciba la mercancía. Se utilizarán plantillas para categorías, productos, proveedores y clientes

RFID: Se utilizará la tecnología RFID para el conteo cíclico del inventario y la verificación de salida de piezas (no para alarmas inicialmente), lo que reemplazará el retiquetado manual y ayudará a identificar discrepancias

6. Punto de Venta (POS) y Facturación•

Reportes: El sistema ofrece más de 200 reportes y dashboards con KPIs importantes, así como la posibilidad de crear tablas dinámicas personalizadas que se actualizan automáticamente con cada venta.... Se sugiere enfocarse en unos 30 reportes clave para la operación diaria, priorizando lo más sencillo y efectivo

Contador de Tráfico: Se discutió la posibilidad de integrar un contador de tráfico de personas en tienda. El sistema no lo integra de forma nativa, pero se puede ingresar manualmente la información en una tabla dinámica de Excel85.... Se enfatizó el valor de negocio de esta métrica para medir la efectividad de ventas, optimizar estrategias y conocer el retorno de inversión

Facturación sin Inventario: El sistema puede configurarse para permitir la facturación de productos que no estén físicamente en el inventario, si así se desea, pero se recomienda asegurar el conteo diario

Precios y Descuentos: El sistema permite fijar fechas para la aplicación de descuentos. Un usuario con permisos específicos será el encargado de gestionar los precios y descuentos a nivel global en la nube, garantizando coherencia en todas las tiendas

Moneda: Se recomienda manejar los depósitos y transacciones en una única moneda de curso legal (dólar) para evitar problemas de duplicidad y diferencias por tasas de cambio

Máquina Fiscal: Se validará un modelo específico de impresora fiscal ("Start") para acelerar el proceso de implementación

APIs Bancarios: Se incluirán APIs para el "vuelto de pago móvil", permitiendo el manejo de pagos en efectivo y vueltos automáticos a través de pagos móviles

7. Compras y Costeo

Proceso de Compras: Las compras se pueden realizar a través de páginas B2B o visitando showrooms. El proveedor enviará un Excel o PDF con las facturas y los productos seleccionados

Expediente de Cierre de Compra: Se requiere un expediente de cierre de compra para costear los productos, el cual debe incluir rubros como comisiones aduaneras y derechos de sanidad. El sistema es "inteligente" para asignar costos al expediente de compra

Costeo: Los productos se costearán por pieza o cantidad, y el costo de cada pieza provendrá del expediente de compra

8. Recursos Humanos y Capacitación•

Responsabilidades: Se definirán claramente las responsabilidades de los equipos de trabajo: compras, operaciones, ventas e inventario

Capacitación: Se entrenará al equipo completo de una tienda en un día, con dos medios días adicionales de acompañamiento para asegurar que el sistema arranque sin problemas Se recomienda un paquete de soporte de 12-16 horas durante 3 meses, con el objetivo de lograr la autonomía total del cliente.

Autosuficiencia: El objetivo es que los gerentes de tienda sean autosuficientes en el manejo del sistema y la generación de estrategias, proponiendo alertas y diagnósticos a la dirección

Permisos: Los asesores de venta podrán ver la disponibilidad de tallas en todas las tiendas de la misma marca a través del sistema, sin tener injerencia en el inventario de otras tiendas, lo que agrega valor a la venta

9. Próximos Pasos y Acciones

Definir los entregables del proyecto de acuerdo con los tiempos ajustados•

Proporcionar los datos del RIF de Kencol

Enviar los modelos de recepción de compras para Domus y Kencol

Validar los SKUs de los productos básicos para incluir la antigüedad del producto en el sistema

Confirmar el modelo exacto de impresora fiscal ("Start") para agilizar el proceso de implementación

Coordinar reunión con el proveedor de la página web para el viernes a las 10 AM con Miguel

Tener una reunión con Mercantil para el Kickoff de la integración bancaria

Crear un grupo de WhatsApp para la comunicación fluida del proyecto•

Analizar la data existente en Domus para identificar campos de variantes, tallas, colores y temporadas•

Ajustar categorías de producto ambiguas identificadas (ej., "hola")

Compartir el alcance del proyecto por correo electrónico

Solicitar los logos y colores de las marcas para la configuración del sistema

Continuar el estudio de las marcas, especialmente Kencol, para entender sus criterios de especificaciones y etiquetado

10. Compromisos Clave

Enfoque Funcional: El equipo del proveedor se compromete a un enfoque funcional para la implementación del sistema, priorizando la facilidad de uso y la adopción por parte de los usuarios

Velocidad de Implementación: El equipo asume el reto de cumplir con las fechas de apertura ajustadas, reconociendo la urgencia del cliente

Prioridad de Tiendas: La prioridad actual es la apertura de las tiendas en calle (Kencol), que no tienen inventario ni historial, lo que puede acelerar el proceso inicial. La excusa de "Domus no está listo" no será válida para el 15 de julio

Sistema de Arranque: Se iniciará con un proceso básico de facturación y un inventario claro y preciso, con todas las especificaciones del producto, como punto de partida esencial

Autonomía del Cliente: Se espera que los gerentes de tienda sean totalmente autónomos en el uso del sistema y la generación de sus propias estrategias después de tres meses de acompañamiento