Resumen

Documentación de Uso de la Contabilidad Venezolana con Odoo para Protokol

Esta documentación tiene como objetivo guiar a Protokol en el uso de la localización contable venezolana dentro del sistema Odoo, basándose en la capacitación proporcionada.

1. Configuración Inicial

Diarios Contables para Retenciones: Es necesario tener dos diarios contables específicos para registrar las retenciones practicadas: Retención de IVA y Retención de Impuestos sobre la Renta.... Estos diarios se utilizan al registrar facturas de proveedores cuando Protokol actúa como retenido.

Campo Fiscal en los Diarios de Ventas y Compras: En los diarios de ventas y compras que se utilicen para registrar las operaciones fiscales, debe estar tildada la opción "fiscal".... Esto asegura que las transacciones registradas en estos diarios se incluyan en los libros de ventas y compras. Se pueden tener múltiples diarios de compras (por ejemplo, para compras fiscales y gastos no deducibles), pero solo aquellos con la opción "fiscal" activa se reflejarán en el libro de compras.

Configuración de Impuestos: La configuración de los impuestos es delicada y, según se menciona, en futuras homologaciones se limitará la edición por parte del usuario.

Porcentaje de Retención: Es crucial que el porcentaje configurado en cada impuesto (ej., Retención de 75%) coincida exactamente con la alícuota correspondiente (75 en este caso). No se deben utilizar puntos ni comas.

Cuentas Contables: Es indispensable que se asignen las cuentas contables correspondientes a cada impuesto.... Esto se realiza tanto en la distribución de la factura como en la parte de reembolso para las notas de crédito. Si no se configuran las cuentas, las retenciones impactarán las cuentas de gasto o ingreso por defecto.

Impuesto sobre la Renta (ISR) para Personas Naturales: Para el ISR de personas naturales domiciliadas, el sistema utiliza las tarifas del SENIAT, incluyendo el "sustraendo" y la "excepción". La aplicación de esta excepción se basa en la unidad tributaria, cuyo valor se configura en Configuración > Grupos de Impuesto. Cualquier cambio en la unidad tributaria actualizará automáticamente las excepciones y rebajas.

Tasa de Cambio: Dado que la moneda base para los dólares no utiliza una API con el Banco Central de Venezuela, la tasa de cambio debe agregarse y actualizarse manualmente en la configuración.

Sello de la Compañía: Para que el sello de la empresa aparezca en todos los reportes fiscales (comprobantes de retención, etc.), debe cargarse en Ajustes > Empresa > Sello de compañía. Se recomienda que la imagen sea en formato JPG y con el menor espacio en blanco posible.

2. Datos Maestros

Clientes y Proveedores:

Tipo de Persona: Es obligatorio especificar el "Tipo" de persona (ej., natural domiciliado, jurídica) tanto para clientes como para proveedores.... Esto es necesario para el libro de ventas y para aplicar las retenciones de ISR correspondientes a proveedores naturales.

Identificación Fiscal: El campo de la "Identificación fiscal (RIF)" también es obligatorio para clientes y proveedores.... La falta de esta información generará errores en los libros de ventas y compras.

Contribuyente (Solo para Clientes): La opción "Contribuyente" se utiliza para indicar si un cliente practica retenciones de IVA.◦

Pago de Cuenta Tercero: Esta opción en la ficha del contacto se utiliza en situaciones donde se realiza un pago a un proveedor principal, pero la factura corresponde a otro proveedor fiscal (ej., pago a Corpoelec que incluye servicios de aseo de Fospuca) o para la gestión de cajas chicas....

3. Facturas de Proveedores

Tipo de Documento: El campo "Tipo" permite seleccionar entre Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito y Recibo. Sin embargo, desde esta pantalla solo se deben registrar facturas y notas de débito. Las notas de crédito de proveedores deben registrarse siguiendo un proceso diferente (ver sección de Notas de Crédito).

Fechas: Se registran la "Fecha de la factura" (que influye en la tasa de cambio) y la "Fecha contable" (la fecha para los registros contables).•

Información Fiscal: Los campos "Número de documento," "Número de control," "Número de expediente de importación" y "Planilla de importación" son específicos de la localización venezolana. Los dos últimos se utilizan para registrar importaciones, lo cual impacta la información mostrada en el libro de compras.

Impuestos y Retenciones: Al añadir líneas a la factura, se pueden seleccionar los impuestos correspondientes (IVA, Retención de IVA, Retención de Impuesto sobre la Renta). El sistema muestra automáticamente la base imponible, el IVA y los montos de retención calculados. A pesar de registrar en dólares, la información fiscal se mostrará en bolívares según la tasa de cambio registrada.

Tasa de Cambio Manual: Si es necesario registrar una factura con una tasa de cambio diferente a la registrada (ej., facturación en bolívares a una tasa específica), se puede activar la opción "Aplica tasa manual" e ingresar la tasa correspondiente....

Confirmación: Al confirmar la factura, se asignan los números de comprobante de retención (IVA e ISR)22.•

Impresión de Comprobantes de Retención: Una vez confirmada la factura con retenciones, los comprobantes de retención de IVA e ISR se pueden imprimir desde el menú Engranaje > Imprimir. Es importante que la información del proveedor y el sello de la compañía estén correctamente configurados para que los comprobantes se generen adecuadamente....

4. Facturas de Clientes

Tipo de Documento: Al igual que en las facturas de proveedores, el campo "Tipo" permite seleccionar el tipo de documento. Desde esta pantalla, se registran facturas y notas de débito a clientes. Las notas de crédito a clientes tienen un flujo específico.

Numeración: Antes de la homologación, se podían ingresar el número de control y el número de documento manualmente. Sin embargo, después de la homologación, estos campos estarán en modo lectura y la fecha se tomará del día de la confirmación.

Registro de Retenciones de IVA Recibidas: Para registrar una retención de IVA practicada por un cliente, se debe ir a la factura correspondiente y registrar un "Pago". Al seleccionar el diario de IVA, aparecerá un campo de "Impuestos" que permite elegir la alícuota de retención aplicada por el cliente. El sistema calculará automáticamente el monto retenido. Es importante verificar que este monto coincida con el comprobante entregado por el cliente.

Fecha de Pago y Fecha del Documento (Comprobante de Retención): Al registrar el pago de la retención, se deben indicar la "Fecha de pago" (fecha contable del registro) y la "Fecha del documento" (fecha del comprobante de retención entregado por el cliente).

Memo del Comprobante de Retención: En el memo del pago, se debe registrar el número del comprobante de retención.... Esta información es crucial para el libro de ventas.•

Prevención de Doble Registro de Retenciones: El sistema valida que no se registren dos retenciones de IVA para la misma factura.

5. Notas de Crédito y Débito

Se selecciona la factura y se utiliza la opción "Revertir". Nunca se debe utilizar la opción "Revertir y crear factura", ya que esto aplicaría la nota de crédito automáticamente sin permitir modificaciones.

En la ventana de reversión, se selecciona el "Tipo de documento" como "Nota de crédito".

El campo "Documento afectado" se completará automáticamente con la factura original.

Se debe eliminar cualquier texto predeterminado en la descripción de las líneas para que el sistema tome la información correcta. Se pueden añadir las razones de la nota de crédito (ej., descuento) y los montos correspondientes.

Para notas de crédito de meses anteriores que no deben incluirse en el XML de declaración actual, se debe tildar la opción "Excluir XML" en la pestaña "Otra información".

Es necesario configurar secuencias separadas para los números de documento de las notas de crédito.

Notas de Débito de Proveedores y Clientes: Las notas de débito se crean directamente desde la pantalla de facturas (proveedores o clientes).

Se selecciona el contacto y se elige "Nota de débito" en el campo "Tipo".

Se debe indicar el documento afectado (la factura original).

Se registran los montos e impuestos correspondientes y se confirma la nota de débito.

Es necesario configurar secuencias separadas para los números de documento de las notas de débito.

6. Reportes

Reporte IVA TXT: A pesar de su nombre, este reporte se utiliza para generar el archivo TXT para el portal del SENIAT, así como los listados de IVA y de Impuesto sobre la Renta.... Es crucial filtrar siempre por "fecha contable" al generar este reporte. Después de aplicar el filtro de fechas, se deben seleccionar los documentos y hacer clic en el botón "Imprimir".

Listado de IVA y Listado de Impuesto sobre la Renta: Estos reportes generan archivos en formato PDF y Excel con el detalle de las retenciones de IVA e ISR respectivamente. Contienen información como el RIF de la empresa, período, tipo y número de documento, proveedor/cliente, base imponible, monto del impuesto y monto retenido.... Estos reportes deben coincidir con el libro mayor y la información a cargar en el SENIAT....

XML: Este reporte genera un archivo XML para el portal del SENIAT. Es importante tener en cuenta que las retenciones de nómina deben agregarse manualmente a este archivo utilizando un editor de texto.

ARC (Comprobante de Retención): Este reporte se genera por proveedor y por año. Muestra el acumulado de las retenciones practicadas a ese proveedor durante el período seleccionado. Es fundamental que el sello de la compañía esté configurado para que aparezca en este documento.

Resumen de Deudas Tributarias: Este reporte muestra las facturas de clientes (contribuyentes) que aún tienen retenciones de IVA pendientes por aplicar.

Libro de Ventas y Libro de Compras: Estos libros están interconectados y se generan desde el menú Contabilidad > Informes > Libros de Ventas/Compras. Se debe crear un nuevo registro indicando la fecha a solicitar42. Al guardar, el sistema agrupa la información.

La pantalla principal muestra un resumen de las compras o ventas.... Para obtener el libro detallado, se debe hacer clic en el Engranaje > Imprimir > Libro de Compras/Ventas....

El libro de compras muestra todos los campos exigidos por el SENIAT, incluyendo el tipo de documento, número de comprobante, totales y el IVA retenido.

El libro de ventas muestra dos líneas por cada factura con retención: una línea para el comprobante de IVA (con los totales en cero y mostrando el monto retenido y el número de comprobante) y otra línea para la factura en sí (con los totales, base imponible e IVA). El número del comprobante de retención debe estar correctamente registrado en el memo del pago para que se refleje en el libro.

Existen libros de ventas separados para las transacciones de punto de venta....

Los campos "Excedente crédito fiscal mes anterior" y "Retenciones acumuladas por descontar" en el libro de compras se completan manualmente.

La información de los libros se agrupa al solicitar el reporte, pero no realiza ningún asiento contable. Si se realizan cambios o se registran facturas faltantes, es necesario volver a solicitar el libro para que se actualice la información....

Consolidado de Débitos y Créditos Fiscales: Este reporte ofrece un resumen de los débitos y créditos fiscales, así como la autoliquidación, similar al formulario del SENIAT.

7. Recordatorios Automáticos de Retenciones

En la ficha del cliente, en la pestaña Ventas y Compras, se debe activar la opción "Envío de retenciones automático".

El cliente debe tener marcada la opción "Contribuyente" y tener una dirección de correo electrónico configurada en su ficha.

En Ajustes > Empresa, se debe configurar la frecuencia (cada cuántos días) con la que se enviarán estos correos.

El sistema verificará los clientes marcados como contribuyentes, las facturas sin pagar o parcialmente pagadas y la ausencia de comprobantes de IVA o ISR asociados a esas facturas para enviar los recordatorios.

Los correos se envían generalmente en horas de la noche (7-8 PM).

Si se registran facturas con fechas contables anteriores al día anterior, el sistema no enviará recordatorios para esas facturas automáticamente. En esos casos, los comprobantes deberán descargarse y enviarse manualmente....

Para incluir múltiples correos electrónicos en la ficha del proveedor para el envío automático, estos deben separarse por comas (sin espacios).

8. Gestión de Secuencias

Para ajustar la numeración de los documentos (comprobantes de retención, facturas, notas de crédito, notas de débito), se debe activar el modo desarrollador y luego ir a Técnico > Secuencias. Aquí se pueden buscar las secuencias correspondientes (ej., "Número de comprobante IVA") y modificar el "Siguiente número". Es importante preguntar a los clientes cuál fue su último número utilizado en el sistema anterior para configurar la secuencia correctamente.

9. Reglas de Automatización

Las reglas de automatización definen cómo se asignan los números de los comprobantes y otros elementos. Se pueden revisar en Técnico > Automatización > Reglas automatizadas56. Aquí se encuentran reglas básicas como la asignación del número de comprobante de IVA e ISR, la aplicación de la rebaja por unidad tributaria y la asignación del número de documento y control. Estas reglas especifican el modelo afectado, el momento de la ejecución y las condiciones para que se cumplan, así como el código para traer la secuencia correspondiente....

10. Consideraciones Importantes para la Implementación

Moneda VEF: Nunca se debe utilizar la moneda "VEF" al registrar transacciones en bolívares, especialmente al realizar registros por primera vez. Siempre se debe utilizar la moneda "VES".... El uso de "VEF" puede generar errores al actualizar la moneda en el sistema.

Instalación de la Localización: Se recomienda no instalar la localización venezolana hasta que el plan de cuentas del cliente esté finalizado.... La instalación temprana de la localización puede llenar el sistema con cuentas predeterminadas que no corresponden al plan de cuentas del cliente, lo que requeriría eliminarlas y volver a crearlas....

11. Apuntes Contables

Los apuntes contables generados por las transacciones se pueden revisar en Contabilidad > Asientos > Apuntes contables. Es importante verificar que las retenciones de IVA e ISR se estén registrando en las cuentas correctas, las cuales deben configurarse en la sección de impuestos.

12. Cuentas Contables

Las cuentas por pagar y por cobrar se definen directamente en la ficha del cliente o proveedor, en la sección de contabilidad. Para las cuentas de gasto o ingreso asociadas a productos o servicios, se configuran en la propia ficha del producto/servicio o directamente al registrar la factura....

Si surgen preguntas o dificultades durante el proceso de uso, no duden en consultar la grabación de la capacitación y contactar al equipo.