Contenido del curso

[2.0] Cómo planificar, presupuestar y realizar fases en su proyecto

Fases, presupuesto y planificación del proyecto


Introducción

Una planificación por fases es su hoja de ruta para implementar su proyecto. Indica el orden en el que integrará los flujos/aplicaciones.

Pero ¿por qué realizamos fases en un proyecto?

  • ¡No emprendemos un viaje sin un mapa!
  • Si se implementa sin fases, se enfatiza el riesgo de fracaso: dividimos el proyecto en fases y nos centramos en cada una de ellas para aumentar la eficiencia evitando que el proyecto se mueva en muchas direcciones y se salga de control.
  • Esta fase es su guía para mantener una visión macro de su proyecto.
  • Llevamos las fases a producción una a una para validar los pasos del proyecto secuencialmente y evitar descubrir problemas mayores al final del proyecto.

En esta sección descubrirás cómo realizar fases en tu proyecto.

1️⃣ Fases

El objetivo de la planificación por fases es poder poner en marcha una parte del sistema después de la implementación y, si es posible, en un tiempo y un presupuesto limitados. Usted define la planificación por fases y  el SPoC debe validarla .


​ ​ ​ Su objetivo es: "Incorporar a los USUARIOS a TIEMPO y dentro del PRESUPUESTO"

Para alcanzar este objetivo, cada fase estará definida por Producto Mínimo Viable (MVP) y/o 2do Despliegue.

Debes definir qué flujo de Producto Mínimo Viable tendrás que implementar primero, para que el cliente se beneficie lo más rápidamente posible del valor agregado de usar Odoo.


A continuación se muestran algunos ejemplos de fases:


Proyecto 1

Proyecto 2

Fase 1

MVP 1: Finanzas (facturación y contabilidad)

MVP 2: Logística (Inventario y Compras)

Puesta en marcha de la fase 1

MVP: Ventas, facturación, compras, inventario, fabricación, sitio web y comercio electrónico

Puesta en marcha de MVP1

Fase 2

MVP 3: Proceso de pre-venta (CRM/Ventas)

Puesta en marcha de MVP3

2.ª implementación MVP3

Puesta en marcha de la segunda implementación

2da Implementación: Facturación de Ventas

Puesta en marcha de la segunda implementación

Fase 3

MVP 4: Marketing (Mail masivo y SMS)

Puesta en marcha del MVP4

2da implementación: compra de inventario

Puesta en marcha de la segunda implementación

Fase 4

2.ª implementación MVP1: Finanzas

Puesta en marcha de la segunda implementación

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Lo que debes tener en cuenta es que debes demostrar, durante la fase inicial del proyecto, el  valor añadido  de Odoo y la calidad del servicio de implementación recibido. Por lo que debes centrarte en el alcance que tendrá mayor  impacto  en la forma de operar de la empresa. Sin embargo, ten en cuenta que no existe una fase mágica y tu mejor aliado es el sentido común. Puedes tener 2 proyectos con el mismo alcance pero con distintas fases de MVP. 


Las fases se decidirán en función de la información que recopilemos durante la fase inicial. A continuación, se incluye información que puede recopilar durante la fase inicial que le ayudará a diseñar las fases.

  • ¿Qué flujo está relacionado con el negocio principal de la empresa?
  • ¿Qué departamentos estarán involucrados en el cambio?
  • La licencia del sistema actual expirará
  • Uno de los empleados se irá pronto y era el único que conocía el flujo de trabajo.
  • Urgencias del cliente. Este punto debe cuestionarse. Es responsabilidad del analista de negocios evaluar si se trata de una urgencia o necesidad o no. Por ejemplo: cierre contable, sitio web para una gira de presentaciones, etc. 
  • El cliente está perdiendo eficiencia o corre el riesgo de recibir multas debido a un software existente, …


La planificación por fases es diferente de los pasos de implementación. Proporciona una visión al cliente sobre la forma en que evolucionará el proyecto, mientras que la implementación es parte de una fase. La implementación tiene como objetivo poner en práctica las necesidades del cliente para que, al final de la fase, esté listo para usar Odoo en producción. 

Cambiar de una fase MVP/2.ª implementación a otra

Debe asegurarse de que el MVP anterior o la segunda implementación estén completos antes de comenzar con la siguiente. Una fase se completa solo cuando se ha realizado la puesta en marcha y usted y su cliente han acordado que no necesitan más asistencia y pueden centrarse en el trabajo de la siguiente fase.

Si comienzas una nueva fase sin haber cerrado la anterior, es posible que los clientes no quieran dar el salto a la puesta en marcha y traten de posponerla (por ejemplo: porque aún no están listos todos los flujos) o no te permitan comenzar la siguiente fase (por ejemplo: porque aún hay mucho por mejorar). 


Preste atención a las partes de puesta en marcha y posproducción de un MVP/2.ª implementación. Los usuarios tendrán comentarios en los que es posible que tenga que trabajar para asegurarse de que mejorarán su forma de trabajar con Odoo. Planifique un tiempo justo después del lanzamiento a producción para poder recopilar los comentarios y decidir si es necesario implementarlos directamente o si necesita planificarlos en una próxima fase. Siga desafiando a su cliente para que solo trabaje en los puntos de bloqueo que le impiden usar el sistema, y ​​no en los puntos que funcionan pero que podrían mejorarse. Con el tiempo y el uso, es posible que esas solicitudes se eliminen porque ya no son necesarias.


Una vez que empiece a trabajar en la siguiente fase, es posible que aún reciba algunas solicitudes de mejora. Asegúrese de que el cliente tenga claro el impacto de gestionarlas en lugar de trabajar en la siguiente fase (retraso en la implementación, aumento del presupuesto, etc.) y tome las decisiones correspondientes.

2️⃣ Presupuesto

A medida que se crean las fases, es esencial estimar un presupuesto para cada MVP/2.ª implementación.

El presupuesto es una herramienta que ayudará al consultor a definir lo que podrá entregar en el contexto del proyecto. El presupuesto es siempre una estimación, sin importar el nivel de análisis que se haya realizado, nunca es un precio fijo. Además, no es necesario implementar todo lo que el cliente desea dentro del presupuesto. En muchos casos, la cantidad de horas que el cliente dedica no es suficiente para implementar un alcance completo. ¡Por eso es muy importante establecer prioridades!

Los objetivos del presupuesto son los siguientes:

  • Monitorizar la evolución del proyecto y tomar decisiones / desafiar al cliente
  • Alinee el presupuesto, el análisis empresarial y las expectativas de los clientes en lugar de ceñirse al plan inicial. ¡Reevalúe el plan si es necesario!


No lo olvide:

  • El presupuesto y la planificación deberían reevaluarse si es necesario; 
  • 1 hora = 100 €, el dinero habla por sí solo y esta perspectiva se puede utilizar para comunicarse con el cliente y desafiarlo si es necesario;


Herramientas de presupuesto

Hay dos enfoques principales para presupuestar un proyecto.

​ De abajo hacia arriba

El objetivo es anticipar las diferentes tareas que tendrás que realizar, calcular cuántas horas necesitarás y ajustarlas a tu presupuesto. 

Aquí hay uno herramienta para ayudarte


De arriba a abajo

El objetivo es tomar la cantidad de horas del paquete y dividirlas entre las diferentes fases. Luego, calcula cuántas reuniones tendrías por fase, el tiempo para prepararlas y el tiempo posterior a la reunión (gestión del proyecto, pero también investigaciones funcionales). Finalmente, comprueba si la cantidad de reuniones es suficiente para cubrir el MVP que acordaste con el cliente. Si no es suficiente, significa que la cantidad de horas es demasiado baja para implementar el alcance completo del proyecto. ¡Entonces tendrás que establecer prioridades!

No es necesario que dediques todas las horas del paquete a las distintas fases. Reserva algo de tiempo de reserva. Puedes usarlo más adelante para una sesión de preguntas y respuestas sobre otras aplicaciones o si necesitas tiempo adicional para una fase. 

Lo opuesto también es cierto: no es porque el cliente compró un paquete de 25 horas que usted podrá implementar todo dentro de ese tiempo.


Ejemplo de video

Archivos utilizados en el vídeo:

Ejemplo de arriba a abajo

Agenda del proyecto

3️⃣ Planificación

Una vez que tengas las fases listas, ¡puedes planificarlas! ¿Cuánto tiempo te llevará cada fase? Es importante estimar algunas fechas para enmarcar el proyecto y establecer algunos plazos. 

Tenga en cuenta que también es importante agregar algunos tiempos de espera y posteriores a la puesta en marcha. Tenga en cuenta que la planificación evolucionará a lo largo del proyecto. Debe ceñirse a ella, pero a veces todos sabemos que algunos eventos inesperados cambiarán sus fechas. ¡No se estrese por eso! ¡Solo sea transparente con su cliente si esto cambia!

💡

¡No olvides prever las vacaciones! ¡Agrega un poco de tiempo de reserva y de postproducción!


Comunicar sobre la fase de transición

Comunicar un cronograma para una fase es muy importante ya que permite que su cliente tenga la misma visión que usted sobre su proyecto y así esté más comprometido.

En la segunda fase de la reunión inicial, compartirás con tu cliente las fases, el presupuesto y la planificación del proyecto. Encontrarás más información al respecto en el próximo curso.

💡

La fase de implementación es una conversación entre usted y su cliente. Usted es el que lleva la delantera, pero es importante que el cliente esté de acuerdo y que comprenda las consecuencias.

¿Cómo lidiar con la ampliación del alcance?

💡

Definición de ampliación del alcance: cuando el cliente agrega más y más funciones a medida que avanzan las reuniones.

Lo notarás con algunos clientes: a medida que avanzan las reuniones, agregarán más y más funciones para que las implementes. Esto ampliará el alcance de la implementación y, con el tiempo, notarás que ya no estás cumpliendo con los plazos ni el presupuesto. En primer lugar, ¡la " regla ABC"  (Siempre sé desafiante) siempre se aplica! Es importante que  siempre desafíes  la solicitud del cliente.

Segundo punto, si desafiar al cliente no funciona, simplemente conversamos con él al respecto. Decirle que si seguimos así, no respetaremos el presupuesto y que habrá que aumentarlo. Otra opción: eliminar algunas funciones.

¿De dónde recogemos esa información?

Ahora que ya ha realizado la planificación por fases y el presupuesto, lo último que debe hacer es introducir esa información en Odoo. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo hacerlo:

  1. Su proyecto se puede generar automáticamente a partir del servicio mencionado en su orden de venta.
  2. 3. Tu proyecto está creado y también es visible en el portal de tu cliente.
  3. 4. Comienza a crear las tareas de tu proyecto: según el proyecto, una tarea representará una fase, que estará compuesta por un MVP, una segunda implementación o ambos. También puedes agregar una tarea específica para el lanzamiento, la importación y el soporte para la puesta en marcha. Asegúrate de que te hayan asignado correctamente esta tarea.
  • Añade el tiempo estimado de cada fase en el campo “ Tiempo Asignado ”
  • Agregue la  fecha planificada  (según su planificación) y la fecha límite que debe ser su fecha de entrada en funcionamiento (prevista). 
  • Asegúrese de que todas las subtareas tengan una tarea principal  y una línea de orden de venta.  

   6. A partir de este momento el consultor podrá contabilizar su tiempo en la Fase/MVP/2º Despliegue en el que esté trabajando y hacer el seguimiento del proyecto.

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