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Cómo hacer que la puesta en marcha se lleve a cabo

Cómo hacer que la puesta en marcha se lleve a cabo

¿Por qué esta tarea?

Lograr que la puesta en marcha se realice en la fecha prevista siempre es una tarea difícil. El cliente puede oponerse al cambio, tener miedo de empezar a utilizar un nuevo sistema o ser perezoso, y la lista continúa. Puede detectarse un problema cerca de la fecha de puesta en marcha, puede cambiar una necesidad o puede que otra parte interesada se pronuncie demasiado tarde sobre sus necesidades con respecto a la fecha de puesta en marcha, ...

Retrasar la fecha de entrada en funcionamiento es muy frecuente durante la implementación de un proyecto. Sin embargo, muchas veces NO es lo correcto. La implementación suele enfrentar muchos obstáculos, pero es importante mantener el rumbo pase lo que pase. Esta tarea primero te brinda consejos ilustrados con situaciones de la vida real para que sean tangibles. Luego, 4 ejercicios te permitirán aplicar lo aprendido.


¿Cómo manejarlo?

  • Lea esta documentación de la tarea.
  • Discuta los diferentes casos cubiertos en la documentación durante la reunión con su consultor.


¿De qué trata esta tarea?

La puesta en marcha es siempre una fase complicada de un proyecto, pero inevitable. Esta tarea te guiará a través de algunas situaciones inesperadas con las que podrías encontrarte al planificar la puesta en marcha de tu proyecto.


Documentación

1. Conozca su SPOC

Conozca la mentalidad de su cliente durante el lanzamiento y utilícela después para “vender” sus consejos y decisiones. Todos los SPOC son diferentes y no siempre reaccionarán de la misma manera a todo lo que usted haga y diga.

Ejemplo 1

Brew@Home - 50h de consultoría (asignado el 18 de julio)Una empresa que vende equipos a cerveceros para elaborar cerveza en sus casas. Durante el kick-off de ventas se recopila la siguiente información:

Ventas de alcance simple, Inventario, Compras, Facturación 

Conexión con Shopify y Bigcommerce. Estos 2 puntos fueron puntos de atención ya que podrían bloquear o al menos ralentizar la implementación.Patada inicialDurante el Kick-off se recogieron dos datos muy importantes:

1) El SPOC era el director ejecutivo.Una de las preguntas más importantes que se deben hacer durante la llamada inicial es “¿Por qué quieren Odoo?”. Esto les ayudará a entender qué es lo que impulsa a la empresa a implementar la solución, así como la mentalidad de su cliente. Esto es obligatorio si quieren poder asesorarlo de la manera correcta, así como tener argumentos impactantes al desafiar el SPOC.

2) Es una start-upLa start-up está empezando a crecer y Odoo es más económico que otros sistemas. Además, gestionar la empresa solo con hojas de Excel ya no era posible.

→ No quieren invertir mucho dinero, por lo que impulsar el estándar será más fácil. 


2. Afronte los obstáculos desde el principio


Al comienzo del proyecto, se deben abordar de frente todos los obstáculos potenciales para la puesta en marcha.

Ejemplo 2:

Los principales obstáculos fueron:


1) Gran comercio

No hubo suficientes órdenes para tener una ganancia para hacer una conexión.

Consejo: Crear una conexión es costoso y no ahorrará mucho tiempo.

Solución: Exportar desde BigCommerce e importar en Odoo.


2) Shopify:

No hubo suficientes órdenes para tener una ganancia para hacer una conexión.

Consejo: Crear una conexión es costoso y no ahorrará mucho tiempo.

Solución: En este caso, después de comprobar si existía una aplicación de terceros de Odoo para gestionarlo, se encontró un módulo de Shopify que se conecta a Odoo. Aunque no hacía todo lo que necesitaban, podían utilizarlo trabajando con la empresa que desarrolló este conector. No fue necesaria la asistencia de Odoo.


3) Nuevo conector con el inventario

El SPOC surgió con una nueva necesidad de establecer una conexión con el software de inventario.

En ese momento no se tomó ninguna decisión respecto a esta solicitud.


3. Mantener la visión a corto, mediano y largo plazo en todo momento.

Después de cada llamada, envíe siempre un acta de la reunión con:

  • Una visión a largo plazo:
    • Tiempo restante en el paquete.
    • Plazos previstos.
  • Una visión del término medio:
    • ¿Qué queda aún por hacer en la fase actual?
    • ¿Qué ya está hecho?
  • Una visión del corto plazo:
    • Listas de tareas para la próxima llamada.
    • Fecha y planificación de la próxima convocatoria.

Ejemplo 3:


Hola John,


Aquí hay un pequeño resumen de lo que discutimos durante nuestra reunión inicial.


1. Tuvimos una visión general de la Metodología de Inicio Rápido y acordamos estas diferentes fases:

- Fase 1: Importación de contactos y productos, prueba del conector Shopify.

- Fase 2: Ventas y Facturación

- Fase 3: Compra, Inventario

- Fase 4: Big Commerce y Shopify (Bluejay)


2. En el archivo adjunto encontrarás las diferentes plantillas de Excel: Contactos y productos. Estas son las plantillas más completas, por supuesto puedes dejar algunos campos/columnas vacíos.


3. Puntos importantes para los proyectos:

-El conector de Shopify lo gestiona Shopify y Odoo no puede ayudar con él. Por lo tanto, cuando creamos la base de datos de prueba, debe solicitar a Shopify que instale el conector, lo ajuste si es necesario y administre la integración.

- Bigcommerce debe gestionarse exportando e importando un archivo Excel con la plantilla de Odoo.

- Has introducido un nuevo software llamado Bluejay que se encarga del almacén. ¿El almacén es interno de tu empresa o externo (proveedor)? ¿Por qué has realizado el inventario en Odoo si Bluejay ya se encarga del almacén? No es buena idea tener dos programas que se encarguen de la misma función. Si mantienes el software Bluejay, debes exportar/importar otro archivo de Excel.

Odoo tiene como objetivo automatizar el máximo de procesos de su empresa interactuando con diferentes aplicaciones. En su caso, si estoy en lo cierto, todavía tendrá mucho trabajo de importación y exportación de archivos de Excel. Esto es complicado y requiere mucho tiempo con las macros que adaptan las plantillas. Lo mejor debería ser cambiar a Odoo para las otras soluciones y administrar todo en Odoo.

4. Por Dos

Julian

- ¿Comprobando si DPD está integrado con Odoo? No, hoy no está integrado automáticamente, pero encontré un módulo que puede manejarlo. Pero necesito comprarlo. 

Bart

- Inserte datos de demostración en las plantillas de Excel de Odoo antes de la próxima reunión.

- ¿Necesitas aclarar el uso de Odoo con todas las demás soluciones?


Un cordial saludo y que tengas un buen fin de semana.


juliano


4. Sea el líder del proyecto


No tengas miedo de liderar el proyecto; eso es lo que espera el cliente.

  • Si no puede planificar la fecha de la próxima reunión durante la llamada, no espere a que el cliente se comunique con usted nuevamente. Envíele un correo electrónico recordatorio después de 3 o 4 días para proponer las próximas fechas de reunión.
  • Tenga siempre en mente (o en papel) el próximo plan de llamada y la lista de tareas pendientes.
  • Insista siempre en tener al menos una llamada cada semana.
  • Si la próxima llamada es en más de 1 semana, no dudes en enviar un correo electrónico a tu cliente para verificar cómo va la lista de tareas pendientes. Sobre todo si el cliente es del tipo “No tuve tiempo para hacer mis tareas”.
  • En general, no tengas miedo de enviar correos electrónicos recordatorios; esto es parte del trabajo y tu cliente paga por ello. Tienes que enviarles recordatorios para que el proyecto siga en marcha. Si no recibes respuesta por correo, llámalos.
  • Si el cliente no hace sus tareas pendientes, explíquele que está ralentizando el proyecto y no utilizando el tiempo de manera eficiente.

5. Mantenga alta la motivación de sus clientes (y la suya también)

Recuerda que el comienzo de un proyecto suele ser la parte más lenta. ¡Mantén alta la motivación de tu cliente!


No olvides que la mayoría de las veces tu cliente ha estado trabajando al menos 2 o 3 meses con Odoo y aún no lo está usando en producción. Eso significa que tiene todo su trabajo habitual más la implementación de Odoo que manejar. La motivación disminuye en 2 o 3 meses; es la naturaleza humana. Para gestionar esta pérdida de motivación, utiliza una “lista de verificación para pasar a producción”. De esta manera, el cliente puede ver el final del proyecto.


Ejemplo 4:

Hola, Juan,


Aquí os dejamos un pequeño resumen de lo que hemos discutido hoy:


- Pasamos por un flujo desde una orden de compra hasta recibo.

- Verificamos cómo debe gestionarse en la aplicación de inventario.

- Pasamos por un flujo desde el SO hasta el envío.

Respondí diferentes tipos de preguntas que tenías antes de pasar a producción.


Lista de verificación para ir a producción.


1. Cree un nuevo archivo de importación de producto con el producto correcto.

2. Cree una nueva base de datos de prueba (vaya a odoo.com --> Mis bases de datos--> Pequeño logotipo de configuración después del nombre de la base de datos--> Duplicar). Configúrela.

3. Importe los productos en la nueva base de datos de prueba.

4. Configurar los productos (precio de venta correcto, lista de precios por país, precio de compra correcto, agregar seguimiento por lotes en los productos relacionados).

5. Importa contactos en la nueva base de datos de prueba.

6. Configure la aplicación de inventario y realice ajustes de inventario.

7. Conectar Shopify.

8. Utilice una base de datos de prueba, tal vez durante una semana, para comprobar si todos los procesos parecen funcionar correctamente. Mantenga en funcionamiento también el proceso actual.


Después de nuestra reunión, me surgió una pregunta sobre la lista de precios. Cuando vendes a diferentes precios en Inglaterra o en los Países Bajos, ¿te refieres a la página web de Shopify? Si es así, tendremos que comprobar si el conector lo gestiona correctamente. Si no es así, la solución alternativa es crear productos diferentes.


9. Si todo está bien, realice el mismo proceso en producción.


Atentamente,


juliano


6. No te asustes cuando recibas malas noticias

Durante un proyecto pueden ocurrir cambios consecuentes. No pasa nada, no se puede controlar todo. Sin embargo, es muy importante que, incluso si la planificación cambia por cualquier motivo, se haga una nueva. Un proyecto siempre debe tener una planificación precisa.

Ejemplo 5

Malas noticias

Expliqué el importante papel del SPOC para poder finalizar el proyecto.

El cliente entendió el punto, ya no tenía tiempo para poder finalizar el proyecto, y recibí este correo electrónico: 


Hola Julián,


Como habrás notado, mi tiempo ha consumido más de lo esperado y queremos completar la versión beta y la producción antes del 9 de octubre.


Desde el principio, mencionaste que preferías tener una sola persona que hiciera todo, pero mi tiempo es un problema con el que te encuentras. En nuestra empresa, tenemos un nuevo miembro del equipo enfocado en Odoo y la optimización de procesos.


Me pregunto cuál es la mejor manera de manejar esto y cómo podemos ayudar a esta persona a ponerse al día.


Salud

John


Sí, un cambio de SPOC cuando llegas al final de un proyecto no es algo que se pueda hacer. Pero aquí tienes 2 soluciones: intentas convencer a tu SPOC de finalizar el proyecto aunque sepas que no tiene tiempo (el riesgo de que el proyecto nunca termine es alto), o sigues adelante e involucras al nuevo SPOC. La segunda opción te llevará más tiempo, y tendrás que volver a explicar cosas que ya explicaste, etc. Pero si mantienes el foco en entregar el proyecto en producción, es la mejor opción.


Aquí está mi respuesta al correo electrónico:


Hola John,


Gracias por tu correo electrónico. El cambio de un SPOC ahora, justo antes de pasar a producción, es, por supuesto, una tarea que requiere mucho tiempo y que retrasará un poco la planificación. Dado que la primera semana de octubre es nuestro evento Odoo Experience (y no estaré disponible para reuniones), parece complicado estar en producción el 9 de octubre.

Hay diferentes formas de gestionar este cambio:

- Entrenas al nuevo SPOC con lo que hemos visto juntos. (Esto te llevará mucho tiempo, pero no afectará al grupo). Luego, tengo una sesión de preguntas y respuestas con el nuevo SPOC con todas sus preguntas. Luego, finalizo el proyecto con el SPOC.

- Capacito al nuevo SPOC en los diferentes módulos como lo hicimos juntos (esto tendrá un impacto en las horas de consultoría restantes).


En ambos casos, tendrás que realizar la transferencia de conocimiento de Shopify.


Hoy te quedan 33 horas, así que tú decides.


Atentamente,


El correo electrónico es para actuar sobre el cambio de SPOC y el impacto de esta decisión en el proyecto.

Luego, haz un nuevo plan para el proyecto:


Hola chicos,

Aquí hay un pequeño resumen de la discusión de hoy:

1. Acordamos que Kevin será el nuevo SPOC para implementar Odoo en Brew@Home.

2. Acordamos una nueva planificación de implementación: 07/10: Descripción general del alcance con Kevin para cubrir los diferentes módulos que usamos en el alcance.

07/10-11/10: John y Kevin se reúnen para transferir el conocimiento de John y responder las preguntas de Kevin. 11/10: Sesión de preguntas y respuestas: Respondiendo diferentes preguntas de Kevin sobre configuraciones de los módulos. 15/10: Verificar la configuración de un PreProd en un nuevo entorno de pruebas.

15/10-23/10: Utilizando el entorno de PreProd para comprobar que todo funciona bien.

23/10: Realiza la misma configuración en producción y pon en marcha el sistema. Por supuesto, estoy disponible por correo electrónico si tienes alguna pregunta.

Mientras tanto, también puede ver los videos en https://www.odoo.com/slides (Ventas, Inventario, Facturación, Compras, Código de barras).


Atentamente,

juliano


Tuve que modificar la planificación tres veces después de esta debido a las vacaciones del SPOC y a un error con el conector de Shopify. Como me di cuenta de que llevaba demasiado tiempo, hice una nueva “lista de verificación para pasar a producción” con el nuevo SPOC el 4 de noviembre.


7. Nunca inicies una transmisión en vivo sin realizar pruebas

Cualquier proceso configurado en producción debe haber sido probado y aprobado primero por el cliente en una base de datos de prueba.


Si su cliente está estresado por la fecha de lanzamiento, puede planificar una fase de preproducción. Configure la base de datos de producción lo mejor posible con el cliente una o dos semanas antes de la fecha de lanzamiento. Una vez preparada la base de datos, duplíquela y llámela “base de datos de preproducción”. El cliente tiene una o dos semanas para reproducir en Odoo todo lo que haga en su sistema actual.


La preproducción tiene sus pros y sus contras. Dependiendo del cliente, puede ser una buena idea o no.

Ventajas

  • Incluso si el cliente no se siente completamente preparado, aceptará la fase de preproducción y seguirá trabajando también en el sistema anterior.
  • Permite al cliente detectar lo que falta en la práctica → Identifica la mayoría de los problemas antes de la puesta en marcha.

Contras

  • Es un periodo duro para el cliente: durante esta fase debe hacer todo dos veces.
  • Al hacer todo en ambos sistemas, algunos clientes no pueden evitar comparar su sistema actual con Odoo. Piden cambios cruciales y finalmente no se sienten preparados para la fase de producción.

8. Planifique una llamada de posproducción una semana después de la puesta en marcha.

Ejemplo 6

TVP Construcción - 25h (asignado el 1 de agosto)


Una empresa del sector de la construcción.

En producción el 20 de septiembre.

Siempre planifique una reunión de posproducción una semana después de la puesta en producción. El cliente siempre tendrá preguntas y esto significa que tendrá que usar la base de datos en producción antes de la reunión, por lo que estará al tanto de los problemas lo antes posible.

9. Pedir ayuda


Ejemplo 7:

Líderes de perfumes - 50h (asignado el 28 de agosto)


Entrega de una empresa de perfumes.

El cliente tenía problemas con sus impresoras. Haga la pregunta correcta para asegurarse de que no se trata de un problema de configuración. Si no es así, no pierda el tiempo con eso. Pregúntele al equipo de I+D IoT. Era un problema relacionado con el formato del papel que no era estándar en el lado del cliente. I+D tuvo que actualizar la IoT Box y cambiar el formato del papel del informe.

10. Aplaza los desarrollos lo máximo que puedas.


A veces necesitarás hacer desarrollos y no podrás evitarlo. Pero si es posible, intenta ponerlo en una segunda fase del proyecto. Los clientes podrán pasar a producción más rápido.

Con el uso del Odoo estándar, tal vez cambien de opinión sobre el desarrollo o lo adapten.


La procrastinación es una característica que afecta a muchas personas en este mundo. Aunque suele ser un inconveniente para gestionar proyectos, utilice la tendencia de su cliente a posponer las cosas a su favor en esta situación.

Ejemplo 8:

MyTrainingCompany - 25 h (asignado el 18 de diciembre)


Sitio web de formación y eventos.


MyTrainingCompany en Francia propuso unas formaciones y quería implementar Odoo para gestionarlas.


Entraremos en producción el 10 de enero.


Dado que este proyecto tuvo que realizarse rápidamente porque el cliente tenía prisa.

El objetivo era lograr que “personas” pudieran registrarse a un evento (capacitación), algunas gratis, otras no, etc.

Nuestro objetivo era que este flujo funcionara bien. Se debían enviar muchos correos electrónicos con información a las personas registradas. Los codifiqué para que el cliente ganara tiempo.


Este flujo funcionó bien y en menos de un mes pudimos empezar a producir.

En la segunda fase hicimos el pequeño desarrollo y adaptación que nos solicitaron (marzo-abril)...


No necesitaban el desarrollo para poder lanzar la web. Tuve que convencerlos, pero esto nos ayudó a estar en producción en menos de un mes.

11. Consulte la lista de verificación de puesta en marcha por aplicación

La mayoría de las listas de verificación que utilizamos internamente son una combinación de nuestros mapas mentales y sentido común. Si bien actualizaremos este tema con listas de verificación actualizadas, podemos usar nuestros mapas mentales como herramientas de inicio para su lista de verificación. Como recordatorio, aquí están los enlaces a los mapas mentales:

12. Planifique la puesta en marcha a principios de la semana

De esta manera, podrá estar disponible durante una semana completa si surgen problemas. Planifique ya pequeños espacios esta semana durante los cuales estará disponible para responder preguntas futuras.


Inmediatamente después de la puesta en marcha, verifique los primeros registros: asegúrese de que las secuencias estén bien, que la configuración parezca correcta y que las primeras entradas contables sean correctas.


Al final del día de la puesta en marcha, si no hay novedades de tu cliente, envía un correo electrónico para comprobar si todo va bien. Si crees que la puesta en marcha será complicada, ¿por qué no haces una llamada al final del día?

13. Evite los lanzamientos bruscos. Cíñase a las fases.

Existe una gran probabilidad de que su cliente le pida que ponga en marcha varias aplicaciones a la vez. Debe EVITAR esta situación. Los clientes suelen decir que no quieren trabajar con dos programas diferentes al mismo tiempo porque es una tarea que requiere mucho tiempo.


Usar 2 sistemas es, sin duda, aburrido, pero es un proceso incluido en la gestión de cambios. Si no lo haces, corres el riesgo de que los usuarios no gestionen los flujos básicos y, por lo tanto, pierdan la confianza en Odoo.


Producción

Después de esta tarea, estará listo para abordar las principales barreras para que la puesta en marcha se realice a tiempo.

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