Contenido del curso

Instrucciones para proyectos

¿Por qué esta tarea?

Nos dimos cuenta de que al principio los nuevos Project Managers tienen dificultades para desarrollar buenos reflejos que les impidan caer en trampas comunes. 

En esta tarea encontrarás consejos y trucos sobre cómo gestionar un proyecto correctamente.

¿Cómo manejar los "cómo hacer"?

Lea la documentación a continuación y luego coméntela con el consultor durante su sesión.

Pon a prueba los consejos aprendidos y comprueba cómo pueden ayudarte diariamente.

Documentación

¿Cómo preparar y gestionar mis llamadas?

Antes de la llamada

Para organizar una llamada, es necesario asegurarse de haber definido un plan. Este debe estar alineado con la fase actual. No debe ser demasiado preciso (p. ej.: no es necesario escribir todas las configuraciones que desea mostrar al cliente), pero tampoco demasiado impreciso (p. ej.: las “configuraciones de la fase 2” no son lo suficientemente precisas). No dude en enviarle este plan al cliente con antelación.

He aquí un ejemplo de una buena planificación de llamadas: 

  • Formación en importación de datos: contactos
  • Formación en importación de datos: productos
  • Introducción a Odoo: configuraciones generales + usuarios + empresas + uso de Chatter

Luego, asegúrate de que estás listo para las configuraciones principales de las aplicaciones de las que hablarás. Para ello, puedes recorrer el mapa mental o puedes recorrer las listas de verificación de las aplicaciones.

Tómese unos 15 minutos antes de la llamada para recordar cuál es la situación del proyecto y qué necesita hablar.


Durante la llamada

Nunca olvides que eres tú quien dirige la llamada:   Si el cliente te pregunta sobre algo que está fuera del alcance de la planificación, no tienes por qué responderlo. Puedes guardarlo para más adelante y anotarlo en el acta de la reunión para no olvidarlo. Recuerda siempre al cliente que trabajamos fase a fase y que es importante estar estructurado. 

No te avergüences de decir que no sabes: “Trabajas con un buen consultor, pero es solo un ser humano”. Si el cliente te hace una pregunta para la que no sabes la respuesta, tienes 2 opciones: 

  • No tienes idea de la respuesta: Di que no estás 100% seguro y que volverás a comprobarlo antes de enviar la respuesta por correo electrónico o darla durante la próxima llamada.
  • Estás cerca pero no estás 100% seguro: Di que no estás 100% seguro y proponle al cliente probarlo en vivo.
  • Bonus: estás cerca pero no estás 100% seguro + la pregunta es breve y clara + tienes un colega cerca que no parece estar ocupado: pídele 2 minutos al cliente, apaga el micrófono y ve a hacerle la pregunta a tu colega. Cruza los dedos para que el colega encuentre la respuesta y regrese orgulloso a tu llamada. 

Nunca le mientas al cliente porque te saldrá el tiro por la culata tan pronto como digas “¡Ups!”. 

No es tu culpa si algo no se puede hacer con Odoo. Si el cliente parece insatisfecho por este motivo, no lo tomes como algo personal. En lugar de eso, propón una solución alternativa ;) 

Revise la planificación paso a paso.

Redacte una lista de tareas para el cliente y una lista de tareas para usted mismo. Escribir listas de tareas a posteriori es propenso a cometer errores. No dude en pedirle tiempo al cliente para poder escribir los requisitos correctamente. 

Definir la fecha y la planificación de la próxima convocatoria.

Después de la llamada

Redacte el Acta de la reunión y envíela por correo electrónico al cliente. Esta es la estructura de una buena acta de reunión: 

  • Recordatorio de las fases del proyecto y de la situación del proyecto (qué fase está en producción, cuál está en curso).
  • Resumen de la convocatoria.
  • Lista de tareas por hacer del cliente.
  • Lista de tareas pendientes del consultor: esta es útil para informar al cliente sobre en qué planea invertir tiempo. Si el cliente no está de acuerdo con algún punto específico, puede simplemente responder el correo diciendo “No dedique tiempo a este punto”.
  • Planificación de la próxima convocatoria.

Redactar las actas de la reunión puede llevar entre 15 minutos y una hora. Las actas de la reunión son fundamentales para que el proyecto se desarrolle sin problemas, así que no te sientas culpable por registrar el tiempo de trabajo. Por supuesto, la mayor parte de las actas de la reunión deben redactarse durante la llamada, es más eficiente.

A continuación se muestra una plantilla del Acta de Reunión .

Intenta calcular el tiempo que te llevará completar tu lista de tareas pendientes y reserva un horario en tu agenda para revisarlas. Reserva ya un turno con un experto o un consultor si crees que necesitarás ayuda con un requisito avanzado. 

¡Eso es todo! Puedes dejar de pensar en este proyecto por ahora y concentrarte en el siguiente. 

Al revisar la lista, anote las respuestas en el documento Acta de reunión o envíe directamente un correo electrónico al cliente.


Algunos consejos más sobre cómo gestionar llamadas 

  1. Envía tus Actas de Reunión de una tarea del proyecto para tener un seguimiento centralizado.
  2. Evita programar más de una llamada por medio día o día. Tener dos llamadas seguidas sin tiempo entre ellas cansa y puede que no estés lo suficientemente concentrado para la segunda.
  3. Evite planificar llamadas de más de 1 hora y 30 minutos de duración. Después de esa hora, usted, su cliente o ambos perderán la concentración y la paciencia.
  4. Lo ideal es trabajar en la lista de tareas pendientes justo después de la llamada. La información está fresca en tu cabeza. Para ello, intenta programar tus llamadas a primera hora de la mañana o de la tarde. 1h30 de llamada + 1h30 de trabajo en la lista de tareas pendientes. Es muy fácil. Pero no siempre es posible.
  5. Consejo definitivo: intenta evitar programar llamadas los viernes por la tarde.


¿Cómo organizar mi planificación para la semana?


Recuerda siempre que el único responsable de tu agenda eres tú, no tu cliente. 

Reserve algo de tiempo antes y después de las llamadas. Respete la duración inicial de cada llamada. 

Utilice colores para tener una visión clara de su agenda. 

Ejemplo: Azul para reuniones con clientes, Verde para reuniones internas con colegas y Rojo para reuniones con uno mismo. Las agendas siempre necesitan ser reprogramadas y el uso de colores te ayuda a ver en un abrir y cerrar de ojos lo que puedes mover sin demasiadas consecuencias. 

(En Google Calendar) Haga clic derecho en la reunión para darle un color.

Mantén siempre un margen de seguridad. Intenta tener al menos 1 hora al día en la que no tengas nada previsto. Este margen te permitirá tratar una urgencia con un cliente, ayudar a un compañero con una pregunta, etc. 

Recuerda que puedes y debes decir que no a una reunión programada si no se ajusta a tu agenda. Decir que sí a todo y luego no poder cumplir con tus compromisos es peor que pedirle a alguien que cambie el horario de una reunión. Y si no hay forma de encontrar otro horario, pídele a alguien que grabe la reunión y luego síguela (si no eres el líder de la reunión, obviamente).

Las aplicaciones de calendario, como Google Calendar, tienen muchas ventajas. Estas herramientas tienen varias finalidades:

  • Comprueba la disponibilidad de tus compañeros.
  • Envíe una invitación a sus clientes con un enlace de Google Meet.
  • Verifique quién está a cargo de otras actividades (como el día de soporte, preventa, etc.). 
  • Reservar una sala de reuniones.

Pero es sobre todo una herramienta que solemos utilizar para nuestra autoorganización.


¿Cómo y cuándo comunicarse con el vendedor?

  1. Al inicio del proyecto: planifique un lanzamiento de ventas con el vendedor como vimos en un elemento del curso anterior.
  2. Cuando algo sale mal: Cuando el cliente se queja de algo, el vendedor puede desempeñar el papel de mediador y hablar con el cliente. Cuando sienta que algo está a punto de salir mal, informe siempre al vendedor antes de que lo haga el cliente. De esta manera, cuando el vendedor hable con el cliente, estará al tanto de su versión de los hechos y podrá equilibrar la versión del cliente.
  3. Durante el estado del proyecto: simplemente incluya en su correo electrónico al vendedor para que esté al tanto de cómo va el proyecto.
  4. Antes del inicio de una fase.
  5. Si se necesita un desarrollo inesperado.
  6. Cuándo es necesario realizar una venta adicional: trate de identificar lo antes posible cuándo será necesario realizar una venta adicional e informe al vendedor para que pueda ponerse en contacto con el cliente. Trate de iniciar el proceso de venta adicional cuando queden al menos 10 horas de entrega del paquete.
  7. Cuando pongas el proyecto a soporte: envía un email final al cliente y pon al vendedor en la copia.

¿Cómo documentar adecuadamente mi proyecto  ?

Como gerente de proyectos, la documentación es fundamental para controlar todos los aspectos de los proyectos. Esto se vuelve más importante a medida que se gestionan varios proyectos al mismo tiempo.

Para mantener la documentación de su proyecto actualizada y fácil de leer para todos, puede crear una plantilla de carpeta de proyecto. Esta plantilla debería proporcionar archivos de estándares útiles que todo proyecto podría tener:

Estos son los pasos para configurar su flujo de trabajo:

  • Crea tu carpeta Proyectos. Esta carpeta contendrá todos los proyectos en los que estás trabajando actualmente.
  • Crea una carpeta para cada proyecto que tengas.
  • Dentro de cada carpeta de proyecto, copie y pegue los archivos de plantilla de carpeta de proyecto.
  • Renombra tus archivos con los nombres de tus clientes.
  • Siga los pasos 2, 3 y 4 para cada nuevo proyecto.
  • ¡Eso es todo! Ya estás listo para empezar.


¿Cómo y cuándo realizar un correcto estado del proyecto ?

Cómo

En el estado del proyecto, se supone que debes analizar si el proyecto va bien y si la implementación completa se ajustará al tiempo que te queda en el proyecto.

Si todo va bien, simplemente recuérdele al cliente las fases del proyecto y las horas/días restantes. Felicítelo por el trabajo ya realizado. Nunca prometa que no necesitará horas extra, pero diga que el proyecto va por buen camino. 

Si sientes que necesitarás más horas/días: 

  • Explique por qué: el cliente tarda en tomar decisiones. ¿Se centra demasiado en los detalles? ¿Demasiadas personalizaciones? Los flujos de negocio resultan más complicados de lo que identificó al principio. El cliente no siempre realiza sus tareas. ¿Finalmente se necesita un desarrollo?
  • Proponga mejoras para el tiempo restante: ¿más enfoque en las necesidades centrales del negocio? ¿Respete los plazos de la lista de tareas pendientes? No llegue más tarde a una llamada.
  • Intente estimar el número de horas necesarias para el nuevo paquete.
  • Termine su correo electrónico tranquilizando al cliente: esto no significa que no lo lograremos, solo que podría llevar más tiempo.


Cuando

La frecuencia de los estados de los proyectos depende de la duración inicial del proyecto. Para un proyecto de 25 h o 50 h, solo crea un estado de proyecto después de que se consuma el 50 % del paquete. Para proyectos de más de 50 horas, puedes crear un estado de proyecto después de que se consuma el 25 %, el 50 % y el 75 % del paquete. 

Puedes crear un estado del proyecto cuando lo consideres necesario. Por ejemplo, cuando se realizó un desarrollo, cuando una frase acaba de ponerse en producción, cuando sientes que el cliente está perdiendo la perspectiva general, etc.

¿Cómo y cuándo realizar un correcto estado del proyecto ?

Un proyecto con buena salud siempre está alineado con estos 10 mandamientos: 

  1. Los roles y responsabilidades están claramente definidos entre las partes interesadas del proyecto (Patrocinador del proyecto, SPOC, AM, Odoo PM).
  2. El nivel de personalización es suficientemente bajo para implementar el proyecto en Saas.
  3. El alcance del proyecto SIEMPRE está cubierto por el contrato (suscripción + pack).
  4. La estrategia de comunicación está bien definida con mi SPOC.
  5. Cada vez que me encuentro con mi cliente sé cuándo y por qué.
  6. Sé de dónde viene el proyecto, hacia dónde va y cómo llevarlo a cabo.
  7. Mi enfoque está alineado con las habilidades duras y blandas de mis clientes.
  8. En cada momento sé lo que tenemos que hacer EL CLIENTE y YO.
  9. Mis hojas de tiempo reflejan la historia del proyecto.
  10. Cuando se le pregunte sobre los preceptos de su proyecto, su(s) cliente(s) le darán los elementos anteriores.

y el undécimo extra: Si huele mal, pido ayuda y la recibo.


¿Cómo escapar de las preguntas difíciles?

Durante una llamada, seguramente te enfrentarás a algunas preguntas complicadas de tus clientes. Imagina que acabas de recibir tu primer proyecto y los clientes te preguntan cuándo empezaste a trabajar en tu empresa. Estar preparado para este tipo de preguntas te ayudará a crear una relación de confianza con tu cliente, pero también te hará sentir más cómodo para lidiar con cualquier situación. La idea aquí es ayudarte a dar respuestas buenas y claras a tu cliente, dándote algunos consejos y trucos, pero también algunos ejemplos de preguntas que podrías recibir con algunas respuestas buenas y concretas. 

Si recibes una pregunta complicada de uno de tus clientes, no debes mentir. La idea principal aquí es tener siempre en cuenta la posible reacción de tu cliente y mantener la profesionalidad. En función de esto, puedes elaborar tu respuesta en consecuencia. Además, siempre prepara tus llamadas, anticípate y pide a tus clientes que envíen sus preguntas con anticipación para estar lo más preparados posible para responder a sus preguntas complicadas.

EncontrarásAquí tienes una lista de preguntas y respuestas complicadas . Échales un vistazo porque seguro que te ayudarán en algún momento. ¿Por qué no empiezas por aquí y creas tu propia lista y la compartes con todos tus compañeros?


¿Cómo optimizar el tiempo dedicado al cliente ?

Como ya sabes, siempre llevamos un control de horas de trabajo para un cliente. Lo hacemos cuando analizamos sus necesidades de negocio, configuramos su base de datos, importamos sus datos maestros y cuando los llamamos o hacemos alguna gestión de proyectos. Sin embargo, hay algunas buenas formas de optimizar el tiempo que dedicas a los días/horas de consultoría con el cliente y para eso está esta sección. Te ayudará a sacar el máximo partido a estos días para llevar de forma eficiente la implementación de tu proyecto a buen puerto.

Existen muchas formas de ahorrar tiempo delegando tareas a tu cliente. Eso sí, no olvides adaptar tu forma de trabajar en función de las capacidades de tu cliente. A continuación encontrarás una lista de diferentes ejemplos de cómo ahorrar tiempo:

  • Consulta la documentación . La documentación de Odoo es muy completa, estándar y exhaustiva para el cliente. Parte de ella también está disponible en diferentes idiomas, lo que puede resultar interesante si tienes un proyecto en otro idioma.
  • Volver a consultar una entrada del foro. Las entradas del foro son una recopilación de los conocimientos de todos los usuarios de Odoo y contienen información más específica que puede resultar útil para un consultor y su cliente. Por ejemplo, los pasos a seguir al importar los balances contables iniciales.
  • Consulta la plataforma de aprendizaje electrónico  o el canal de YouTube de aprendizaje electrónico . Estos son los videos que has visto durante tu incorporación y que también pueden ser muy útiles para el cliente.
  • Consulta tu e-learning en tu web (puedes crear cursos específicos por cliente gracias a nuestra app e-learning)
  • Crea videos de capacitación específicos para los flujos de negocios específicos del cliente (usando Screencastify u otra función). Crear estos videos tú mismo en la base de datos de tu cliente puede ayudar a tu cliente en caso de que olvide cómo hacer algo o para que pueda capacitar a sus colegas. Estos también son videos que son más concretos y cercanos al flujo de negocios del cliente, por lo que siempre son muy prácticos para ellos.
  • Grabe sus reuniones. Siguiendo la misma idea que en los videos anteriores, permite al cliente volver a lo discutido y volver a ver algunas explicaciones dadas por usted.
  • Remítalos a su equipo de soporte para una pregunta funcional de una fase anterior, para preguntas administrativas, corrección de errores o preguntas que estén fuera del alcance.
  • Remítalos a su representante de ventas si tiene preguntas sobre precios, suscripciones u otras preguntas o problemas relacionados con las ventas.  
  • Un buen consejo también puede ser tener un lugar en el que recopilar toda la documentación compartida. Por ejemplo, puedes hacerlo en forma de guía a través de los diferentes flujos, si es necesario.


¿De qué trata esta tarea?

Estos son algunos consejos basados ​​en la experiencia de todo el equipo para ayudarle a organizar mejor el trabajo en los proyectos, incluso si cada uno tiene la especificidad para gestionar un proyecto.

Debes tomarte el tiempo para entender cómo puedes optimizar tu forma de supervisar proyectos. Quizás no todos estos consejos y trucos te resulten útiles, pero no dudes en probarlos todos antes de renunciar a ellos.

Producción

Estos consejos te ayudarán a definir tu forma de dirigir un proyecto de manera eficiente. Recuerda que son pautas y no la Biblia.

Si se te ocurren otros consejos y trucos, no dudes en comentarlos con tu coach o integrante. Puede que ayuden a muchos otros consultores a organizarse mejor.

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