Identificación de diferentes tipos de proyectos

¿Por qué esta tarea?

En sus tareas como líder de proyectos, identificará muchos proyectos diferentes con sus clientes. En Odoo, si bien nuestros consultores reciben la misma formación genérica, pueden trabajar en muchas "misiones" diferentes. A continuación, se muestran algunas (lista no exhaustiva):

• Proyecto de "inicio rápido"
• Proyecto de mercado medio
• Análisis del ROI (análisis de brechas)
• Ayuda para la migración

Cada una de estas misiones puede tener diferentes matices. Como parte de esta tarea, nos gustaría hablar sobre los diferentes proyectos de "inicio rápido" con los que nos encontramos a menudo y cómo se pueden manejar de manera diferente, según el "modo". Como recordatorio, generalmente llamamos proyectos de "inicio rápido" a aquellos que pueden ser manejados por un equipo con un máximo de 1 ETP, que respetan nuestro OIM y que, por lo general, se ponen en producción en menos de 3 meses.

Cómo manejar esta tarea

Lea la siguiente documentación y analice el resultado con su Onboarder en una reunión individual.

Documentación

1. Introducción

Vemos muchos proyectos con demasiadas aplicaciones o con un alcance demasiado amplio para la cantidad de tiempo que el cliente ha contratado. En estos casos, solemos tratar el proyecto como una sesión de preguntas y respuestas, lo cual es un error.

Como expertos de Odoo, los mejores enfoques para gestionar este tipo de proyectos son los de “alcance reducido” y los de “PM/BA”. A continuación, encontrará explicaciones sobre estos dos posibles enfoques, destinados a completar un proyecto a gran escala en pocas horas.

2. ¿Por qué las preguntas y respuestas son un enfoque peligroso?

Cuando hablamos de preguntas y respuestas, nos referimos principalmente a la forma en que manejamos las preguntas de los clientes. Cuando los clientes tienen una pregunta, se la preguntan a su consultor, quien la responde con una metodología o seguimiento "de proyecto" adecuado. El problema es que:

• No se ha efectuado ningún saque inicial.
• Sólo respondemos según nuestro conocimiento de Odoo, porque no tenemos el contexto general del proyecto.

El riesgo es que la respuesta proporcionada, aunque sea técnica y funcionalmente correcta, en realidad no sea la mejor respuesta a las necesidades del cliente y pueda dar una impresión equivocada del servicio prestado.

La segunda consecuencia es que la implementación demora más de lo necesario porque dependemos únicamente de la capacidad del cliente para gestionar todo por sí mismo, lo que suele acabar siendo una pérdida de tiempo. Al fin y al cabo, el proyecto no es la prioridad de tu cliente, es la tuya.

Como líder de proyecto, usted tiene todas las habilidades para gestionar la implementación, de las que carecen la mayoría de sus clientes:

• Conocimiento de Odoo: incluso en su primer proyecto, usted es más competente que su cliente.
• Metodología de Implementación de Odoo (OIM): conoces los factores para implementar Odoo con éxito y la fase más lógica para el proyecto

Por estas razones, aplicar un enfoque de preguntas y respuestas supone un gran riesgo para la implementación y va en contra de los principios fundamentales de la OIM: integrar a los usuarios a tiempo y dentro del presupuesto.

3. Proyectos de especialización: ¿cómo gestionarlos?

En lugar de hablar de proyectos de preguntas y respuestas, preferimos hablar de proyectos de especialización. Si su cliente ha comprado unos días de consultoría es porque necesita su ayuda. Hay varias razones por las que el cliente podría comprar un paquete más pequeño que el que le ha recomendado el asesor comercial o el líder del proyecto:

• El cliente ya conoce Odoo.
• El cliente no dispone del presupuesto completo.
• El cliente cree que puede gestionar gran parte de la implementación por sí solo (aprendizaje, capacitación, configuración, importación, etc.).

Pero su cliente no es un líder de proyecto de Odoo.

Durante el lanzamiento, deberá decidir qué enfoque es el más adecuado para el proyecto. La primera opción sería trabajar como gerente de proyecto, delegando todos los aspectos de "analista de negocios" a su SPOC (consulte la documentación sobre el enfoque PM/BA). El segundo enfoque es limitar el alcance que se implementará dentro de las horas de sus días de consultoría. En cualquier caso, sea HONESTO con sus clientes y explíqueles claramente que la cantidad de días que han comprado es demasiado pequeña para el alcance.

El enfoque PM/BA

¿Cuando aplicarlo?

 Puedes aplicar este enfoque si tu cliente tiene un buen conocimiento de Odoo y/o si puede dedicar suficiente tiempo y recursos al proyecto. Además, las aplicaciones que ha adquirido son todas necesarias para cubrir su negocio principal, por lo que no se puede dejar nada fuera. La evaluación de estas habilidades es responsabilidad del representante de ventas durante el proceso de venta y/o del consultor durante la fase inicial si el enfoque sugerido por el representante de ventas no es posible o no es explícito.

¿Cómo explicarlo?

El objetivo de este enfoque es actuar como experto, es decir, responsabilizarse de aspectos que no serán necesarios para la autonomía del cliente (estos aspectos se enumeran a continuación). 

Como gerente de proyecto, su responsabilidad será:

• Definir la fase.
• Tome decisiones sobre los aspectos más importantes de la configuración (recuerde mantener las cosas simples).
• Asegúrese de que el proyecto se desarrolle según lo planeado (que las tareas se completen a tiempo y que las puestas en marcha no se retrasen).
• Soporte durante la puesta en marcha.
• Proporcionar todo el material que pueda ser utilizado por el cliente para aprender y capacitarse en Odoo.
• Responder preguntas de bloqueo.
• Configurar o al menos verificar las configuraciones de bases de datos más complejas.
• Mantener la documentación del proyecto.

Como analista de negocios, la responsabilidad de su SPOC será:

• Importar los datos.
• Configurar el sistema.
• Pruebe las configuraciones y ajústelas si es necesario.
• Aprenda y capacítese en Odoo usted mismo.
• Capacitar a los usuarios finales.
  

¿Cuales son las ventajas?

 La principal ventaja de este enfoque es que aumenta las posibilidades de implementar todo el alcance con una cantidad limitada de servicios de consultoría. Dado que estimamos que la división del tiempo entre el analista de negocios y el gerente de proyecto es de 75/25, esto significa que, en teoría, se puede implementar un alcance de 20 días en solo 5 días.

¿Cuales son los riesgos?

El riesgo principal es sobreestimar la capacidad de su SPOC para manejar esta responsabilidad adicional. Como SPOC, ya esperamos que dediquen mucho tiempo a aprender sobre Odoo para ganar autonomía. Con este enfoque, agregamos un nivel adicional de responsabilidad y, por lo tanto, una carga de trabajo adicional sobre sus hombros. 

Si el SPOC no puede dedicar suficiente tiempo, o si no puede manejar esta responsabilidad adicional, existe un alto riesgo de retraso o frustración, lo que puede poner en peligro la implementación del proyecto.

Otro riesgo es que el director de proyectos pierda de vista el proyecto. Como no recibimos aportes frecuentes sobre estos proyectos, tendemos a prestarles menos atención o incluso a descuidarlos. Las mejores prácticas nos indican que deberíamos verificar con más regularidad el progreso del SPOC para asegurarnos de que la implementación siga según lo previsto.

El enfoque de alcance limitado

¿Cuando aplicarlo?

 Puede aplicar este enfoque cuando su cliente se haya suscrito a una gran cantidad de aplicaciones, pero solo algunas de ellas sean esenciales para mejorar la forma en que se administra el negocio principal. Por ejemplo, para una empresa de servicios que haya adquirido la suite de RR. HH. además de los módulos principales (Ventas, Facturación, Proyectos, Hoja de horas) en solo 5 días, podría concentrar su tiempo en estos cuatro módulos principales primero y eliminar la suite de RR. HH. de la implementación.

¿Cómo explicarlo?

En este caso, tus clientes querrán tenerlo todo a la vez porque han pagado por todas las aplicaciones. Recuérdales que lo primero que Odoo debe cubrir es lo que les aporta más valor añadido y les permite sustituir lo que tienen. Para convencerles, no dudes en seguir desafiando a tu cliente hasta llegar a una decisión que sea coherente con las necesidades del proyecto.

Al centrarse en reemplazar lo que ya tienen, verán algunas mejoras y comprenderán mejor cómo funciona Odoo. También obtendrán la autonomía para implementar las aplicaciones adicionales por su cuenta. El SPOC debe comprender que se beneficiará más de un sistema en el que algunos de los módulos estén completamente implementados, en lugar de un sistema en el que todos los módulos estén implementados a medias.

¿Cuales son las ventajas?

 Te aseguras de que al final de los días de consultoría, entregues algo que pueda ponerse en marcha, los usuarios finales comiencen a usar Odoo y comprendan claramente el valor agregado del sistema.

¿Cuales son los riesgos?

En esta situación, sus clientes tenderán a fijarse en las cosas que no recibieron en lugar de en las cosas que usted les entregó. Es su responsabilidad hacerles conscientes del valor agregado del enfoque específico adoptado y de lo que se les entregó.

El proyecto también puede verse afectado desde un punto de vista perceptivo, ya que debes explicarles a tus clientes por qué no trabajarás en ciertas cosas por las que han pagado. Antes de seguir adelante, es posible que tu cliente desee ajustar el contrato, ya que siente que el proyecto no es exactamente lo que esperaba.

4. ¿Por qué es importante?

Tenga en cuenta que usted decidirá aplicar uno de los dos enfoques para mantener el proyecto dentro de los plazos y el presupuesto, incluso si el representante de ventas sugirió algo diferente durante el proceso de venta. Recuerde, usted elige el mejor enfoque porque es el experto en Odoo. Una vez que lance algo a producción, será siete veces más fácil vender un servicio adicional para finalizar el resto de la implementación, porque ya ha demostrado que están en buenas manos y podrá pasar a un OIM clásico.

El enfoque utilizado durante el proyecto puede ser cuestionado en cualquier momento durante su vida útil, al igual que sucedería con cualquier requisito empresarial. Si algo como la disponibilidad, el alcance o el presupuesto cambian, coméntelo a tu cliente y cambia el enfoque para garantizar una implementación sin problemas.

5.  ¿Por qué los clientes compran menos horas de las que necesitan para su proyecto?

Presupuesto de la empresa

Una de las primeras razones es el presupuesto. Si el cliente no cuenta con el presupuesto para todo el alcance que desea implementar, no nos queda otra opción que priorizar y reducir el alcance a implementar con él. 

Una buena solución en este caso sería centrarse en el negocio principal y los flujos más complejos, dejando que el cliente aprenda las otras aplicaciones por sí solo una vez que se haya implementado el negocio principal => Alcance reducido .

Los clientes quieren una sesión de preguntas y respuestas

Otra razón es que los clientes esperan que los consultores de Odoo sólo trabajen en unas pocas tareas de un proyecto y que respondan preguntas aleatorias a pedido porque creen que pueden manejar el proyecto ellos mismos. 

En este caso, el enfoque de expertos es una buena opción, pero debe discutirse y acordarse con el cliente al comienzo del proyecto. Recuerde que un enfoque de preguntas y respuestas es un error riesgoso, ya que no sigue la metodología de implementación de Odoo => PM/BA .

Prueba Odoo

A veces, los clientes compran menos horas de las que necesitan simplemente porque quieren empezar con un alcance reducido al principio y comprar paquetes de éxito adicionales en el futuro, si el proyecto sale bien. En este caso, una buena opción es optar por un enfoque de alcance reducido para garantizar que incluso las pequeñas operaciones que manejan en Odoo estén bien implementadas => Alcance reducido .

Dispersión de los costes de servicio

En ocasiones, los clientes simplemente necesitan distribuir el costo de los servicios en un período más largo. Compran una pequeña cantidad de días inicialmente y compran días adicionales después de que se completa cada fase. En este caso, el mejor enfoque dependerá de las horas que el cliente esté dispuesto a comprar en el futuro. La mejor opción será discutirlo en profundidad con su cliente.

Alcance incorrecto

En ocasiones, el vendedor puede no recomendar el número correcto de horas simplemente porque no se identificaron correctamente ciertas necesidades durante el proceso de venta. Todos los enfoques son posibles y la mejor solución depende de cada caso individual.

6.  ¿Qué pasa si mi cliente no quiere seguir ninguno de estos enfoques?

En última instancia, es posible que terminemos con clientes que no estén dispuestos a seguir uno de estos enfoques e insistan en una sesión de preguntas y respuestas. Si no tenemos otra opción, aceptaremos esta forma de trabajar, pero esto es lo que debe comunicar al SPOC y lo que pueden esperar de usted a cambio.

Tu trabajo es implementar proyectos, lo que significa que eres parte del proceso desde el análisis hasta la puesta en marcha. Trabajar únicamente a través de un enfoque de preguntas y respuestas es lo opuesto a una implementación:

• No podemos planificar nada ya que no sabemos cuándo el cliente nos necesitará.
• No tenemos la visión adecuada para aconsejar sobre las mejores opciones. Simplemente daremos respuestas correctas, pero adaptadas al proyecto.
• No podemos responder en el momento. El SPOC debe enviarnos sus preguntas con anticipación. Lo más complejo del proyecto es probablemente lo que el cliente quiere implementar, e incluso para nosotros, requiere algo de investigación y búsqueda.
• No podemos darle la misma prioridad a este proyecto ni comprometernos con una fecha límite, pero intentaremos responder a cualquier pregunta lo antes posible. Es posible que otro consultor responda a una pregunta si el consultor designado no tiene tiempo.
• El SPOC puede cambiar su enfoque en cualquier momento y beneficiarse de un seguimiento más cercano de nuestra parte.

Si un cliente adopta un enfoque de preguntas y respuestas, se considerará un proyecto en Soporte y la tarea se puede trasladar allí.

Producción

Debe comprender la diferencia entre implementaciones normales y proyectos de experiencia.

La diferencia entre un proyecto de especialización y un proyecto de preguntas y respuestas, y lo que hacemos y lo que no hacemos, debe quedar clara. 

Si identificas que tu cliente necesita un trato experto, debes saber cómo manejarlo y qué comunicarle.