Análisis de negocios
Análisis de negocios
¿Por qué esta tarea?
Como líder de proyecto, usted es responsable de encontrar la solución más adecuada para ayudar a sus clientes a gestionar sus negocios de manera eficiente.
Este proceso comienza con un análisis adecuado de los flujos de negocio. Siempre debe centrarse primero en la necesidad empresarial, en lugar de en la solución en Odoo . Para una implementación exitosa, debe comprender lo más posible todas las limitaciones y oportunidades que existen para la empresa. De hecho, su función no es solo configurar la base de datos de sus clientes, sino también iniciar un cambio más grande en la forma en que se estructura la empresa y en la forma en que trabaja la gente.
Por lo tanto, esta tarea le brindará algunos consejos y trucos para hacer las preguntas correctas a sus clientes y también le brindará la oportunidad de analizar casos de uso de análisis de negocios de la vida real.
¿Cómo manejarlo?
Lea la documentación a continuación. Luego, en suHoja de cálculo de ejercicios de incorporaciónEn la pestaña "Análisis de negocios", analiza cada caso de uso. Presenta y analiza tus ideas/respuestas con el coach durante la sesión grupal y analiza cualquier afirmación poco clara.
Documentación
Una gran parte de la fase inicial consiste en analizar el funcionamiento de la empresa. Cuando hagas preguntas sobre la empresa del cliente, tendrás que ir repasándola de un departamento a otro como si estuvieras en el lugar. Las características de Odoo solo vienen después , así que cuando analices la empresa, tendrás que desvincularte de tus conocimientos sobre Odoo.
Durante todo el proyecto, tenga en cuenta que los requisitos comerciales son tan importantes como el conocimiento de Odoo. De lo contrario, se perderá procesos comerciales que son importantes para el cliente y su proyecto podría fracasar.
Análisis de negocio vs. conocimiento del producto
La definición de análisis de negocio es comprender cómo funciona una empresa y por qué está organizada de una manera específica.
A través de este análisis, también comprenderá por qué el cliente compró Odoo y qué espera del uso del sistema. De esta manera, podrá encontrar las soluciones adecuadas para cada necesidad.
Ilustremos esto con algunos ejemplos:
Ilustración 1:
Durante la reunión inicial, su cliente menciona que recibe clientes potenciales.- Si detienes el análisis aquí, concluirás que necesitas mostrar cómo funcionan los leads en la aplicación CRM.- Si haces más preguntas como "¿Cuántos clientes potenciales recibes? ¿Cómo decides a cuáles contactar?", es posible que obtengas respuestas que cambien la forma en que configuras el CRM.=> Si el cliente recibe 200 oportunidades de venta al mes y se comunica con todas ellas, tal vez sea más eficiente utilizarlas directamente en Odoo. Esto ahorrará tiempo y simplificará la configuración.
Ilustración 2:
Durante la reunión inicial, su cliente menciona que su año fiscal termina el 1 de julio.- Si detienes el análisis aquí, concluirás que solo necesitas establecer el inicio del año fiscal en Odoo en esta fecha.- Si haces más preguntas como "¿Es necesario tener Odoo en funcionamiento en esa fecha para gestionar la contabilidad? ¿Hay muchas vacaciones en julio?", es posible que recibas respuestas que cambien la forma en que organizas la implementación.=> Si su cliente necesita que la contabilidad se lleve a cabo en Odoo en esta fecha, deberá asegurarse de que la implementación de la contabilidad se lleve a cabo en el momento adecuado. También deberá comprobar que, si el personal está de vacaciones, la puesta en marcha se pueda llevar a cabo de manera eficiente.
Ilustración 3:
Durante la implementación, su cliente explica que vende sus productos en una tienda y que tiene stock en la tienda y en un almacén.- Si detenemos el análisis aquí, concluiremos que es necesario implementar POS y multi-almacén.- Si plantea más preguntas como "¿Sus productos están disponibles de inmediato? ¿Su almacén está lejos de la tienda?", es posible que cambie el alcance del proyecto.=> Si su cliente le dice que la mayoría de los productos deben ser revisados antes de ser enviados al cliente y que el almacén es de hecho accesible desde la tienda, puede decidir que el POS debe ser reemplazado por Ventas para probar con los pedidos de entrega, y que el almacén múltiple puede ser reemplazado por una configuración de múltiples ubicaciones. Ahorrará tiempo porque no implementará el POS solo para descubrir que no se ajusta a los requisitos del cliente, y su cliente no perderá la confianza en usted. Estos ejemplos ponen de relieve que detrás de unos requisitos sencillos se deben tomar decisiones importantes para garantizar que el proyecto tenga un buen comienzo y que el cliente se beneficie de una implementación precisa. Este es un primer paso importante para evitar errores en la fase inicial del proyecto que podrían tener un gran impacto a corto o largo plazo.Deja que el cliente se explique y no lo interrumpas, ya que podría dar un detalle muy importante en medio de una frase menos útil. Haz las preguntas necesarias y solo cuando tengas todos los detalles podrás empezar a analizar la mejor solución en Odoo.
¿Por qué necesitas hacer preguntas?
No existen preguntas inútiles. A veces, la complejidad se esconde detrás de un pequeño detalle y la consecuencia puede llevar a un cambio importante en la implementación.Tomemos otro ejemplo: El cliente menciona que venden en Europa.--> Preguntas: "¿Podrías decir el nombre de los países?"--> El cliente menciona Suiza y el Reino Unido en la lista.=> Conclusión: existe el riesgo de tener que gestionar operaciones multidivisa (EUR/GBP/CHF). Como analistas de negocios no somos expertos en todas las industrias y menos aún en el negocio de cada cliente. La única persona que debería saber cómo funciona una empresa es el propio cliente, y por eso es el cliente el responsable de proporcionarnos la información necesaria.Sin embargo, como analistas de negocio, tenemos que aprender a analizar y hacer preguntas sobre el negocio de nuestros clientes. Este proceso de aprendizaje lleva tiempo, pero hay muchas formas de mejorar nuestro conocimiento del negocio, ya sea haciendo (principalmente la experiencia), o hablando con expertos, colegas, utilizando mapas mentales... Y obviamente, el sentido común es tu mejor amigo. No subestimes el hecho de que nuestros clientes pueden esperar más de nosotros que simplemente aprender cómo funciona Odoo y darles consejos de negocios es una de sus expectativas.
Familiarizarse con el análisis de negocios de clientes
Uno de los mayores errores en este proceso es tener miedo a hacer preguntas.Si no logras completar una tarea porque tu solución no es la correcta, no pasa nada: aprenderás y no cometerás el mismo error dos veces. Pero si no logras completar una tarea porque no te atreviste a hacer una pregunta, entonces hay un problema.Como se explicó anteriormente, no existen preguntas inútiles. Nadie puede definir qué es una buena pregunta y qué no, pero sí podemos saber cuándo una pregunta no ha sido respondida. En una empresa hay muchas personas que hacen muchas cosas. Es muy poco probable que una sola persona lo sepa todo: el director financiero es el experto en cuestiones financieras de la empresa, el jefe de almacén en logística... Si en la empresa del cliente hay varios expertos, ¿ cómo vas a poder dominar todos los aspectos de su negocio si ni siquiera trabajas en ella? Todo tendrá sentido para tu cliente, porque lo hace todos los días. Además, si no entiendes la explicación que has recibido, puede ser porque el cliente no se ha expresado correctamente, le falta información o no entiende bien su negocio. No dudes en repetirle a tu cliente (con tus propias palabras) cómo has entendido lo que acaba de decir. Esto le dará la oportunidad de corregirte si es necesario y garantizará que has entendido correctamente. Si no preguntas, no aprenderás. El ámbito de nuestro trabajo es muy amplio (conocimiento del negocio, del producto Odoo, aspectos técnicos, aspectos de gestión de proyectos, etc.) y no existe el consultor perfecto, nadie puede dominarlo todo. Preguntar significa aclarar. Al preguntarle algo a su cliente, incluso si está bastante seguro de saber la respuesta, garantiza que ambos tengan la misma comprensión de un tema específico. La transparencia es un elemento importante para garantizar una implementación fluida del proyecto y demuestra que no deja las cosas al azar. No hay un momento inadecuado para hacer una pregunta. El hecho de que no la hayas hecho en la reunión inicial no significa que no debas hacerla. Al contrario, nunca dejarás de analizar el negocio de tu cliente durante la implementación y surgirán nuevos requisitos con regularidad. Siempre que sientas que algo no está claro sobre el negocio del cliente, debes aclararlo antes de pasar a la siguiente tarea. Tenga en cuenta que la mayoría de los clientes consideran que un consultor que hace preguntas, analiza los flujos, sugiere alternativas, repite las respuestas para asegurarse de que sean claras y de que la terminología utilizada sea la misma, etc. es más creíble que un consultor que simplemente ejecuta la orden. Debe sentirse legítimo cuando hace la pregunta. Al hacerlo, se convierte en el verdadero líder del proyecto y no simplemente en el "ejecutivo".
¿Cómo mejorar el conocimiento empresarial?
Nadie nace siendo científico. Aprender requiere tiempo y experiencia. A continuación, se indican algunas formas de mejorar su conocimiento empresarial:-Aprender de la experiencia.- Utilice ellista de verificación para el inicioSi la información que recibes no es clara, cuestionala y pide una aclaración.- Usar mapas mentales.- Haz preguntas a tu onboarder/contacto de Odoo o de tu empresa.- Asistir a sesiones de formación impartidas por un organismo de formación certificado (como Cefora en Bélgica o las empresas “Datadocked” en Francia) u otros cursos de formación impartidos por profesores externos que Odoo pueda ofrecer. -Leer libros.
¿De qué trata esta tarea?
Solo cuando tenga una idea clara de los requisitos de su negocio podrá comenzar a pensar en cómo implementar Odoo. En otras palabras, es su conocimiento del negocio lo que debe guiar sus decisiones de implementación, no su conocimiento de Odoo.
Si te centras en las características de Odoo, te estás perdiendo otra parte importante de tu trabajo. Un buen análisis de negocio te llevará a una buena configuración de Odoo. Pasar por alto la parte del análisis de negocio es como vender un par de zapatos sin preguntar la talla, el propósito (deportes, ciudad, fiestas),...: ¡tu proyecto probablemente fracasará!
Una vez que ya has aprendido lo que significa el análisis de negocio, es hora de que lo pongas en práctica. Se te pide que realices el análisis de negocio como si fuera uno de tus propios proyectos:
- Piense en las preguntas relevantes que haría, los aspectos que le gustaría asegurar o la información que necesita para tomar una decisión de implementación.
- ¿Por qué deberías hacerte estas preguntas? ¿Qué podría pasar si no lo haces?
- Piense en todos los aspectos que podrían verse afectados por el análisis de negocio: configuración, metodología, fases, etc.
Lista de verificación para el inicio
Producción
Ahora que comprende la importancia del análisis de negocios, podrá abordar su primera llamada de lanzamiento y sabrá cómo aumentar su conocimiento de negocios a lo largo del tiempo.
También debería sentirse más cómodo con la forma en que analiza y formula preguntas sobre el negocio de su cliente. Evitará presentar soluciones complejas si se centra primero en el negocio y no en Odoo.
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