Multiempresa: ¿cuándo y cuándo no?

¿Por qué esta tarea?

Odoo se adapta perfectamente a las empresas multinacionales y es una excelente solución para las pequeñas empresas que buscan expandirse. El entorno multiempresa le permite administrar las operaciones de diferentes empresas con diferentes almacenes, clientes, proveedores y productos.

Odoo permite a los usuarios iniciar sesión en varias empresas simultáneamente, proporcionando acceso y la capacidad de crear/editar registros en un entorno comercial diverso.

Según nuestra cartera de clientes, aproximadamente el 30 % de nuestras bases de datos son entornos multiempresa . La razón por la que tenemos tantos entornos multiempresa es múltiple: 

• Nuestro sistema multiempresa es muy cómodo de configurar, usar y comprender.
• Sin costo adicional por empresa en nuestro modelo de licencia

Advertencia: Una configuración incorrecta puede generar comportamientos incoherentes entre empresas. Por ejemplo, un usuario que haya iniciado sesión en las empresas A y B puede crear un pedido de venta en A y agregar productos de B. Los errores de acceso solo ocurren cuando el usuario cierra sesión en B. 

Es importante saber esto antes de empezar, porque la decisión tiene un impacto importante y es irreversible.

¿Cómo manejarlo?

• Consulta los materiales de aprendizaje a continuación
• Analice los casos de uso en su hoja de cálculo de ejercicios de incorporación, en la pestaña “Multiempresa”.
• Comparte y analiza tus ideas/respuestas con el coach en la sesión grupal. Aclara con el grupo los conceptos que no estén claros y propone soluciones a los casos prácticos con evidencia convincente.

Uso de multiempresa

Adecuado

La primera regla para decidir sobre el uso multiempresa es si se alinea con la   realidad del negocio .

Por ejemplo, ¿las empresas tienen  entidades legales diferentes en primer lugar (un buen indicador sería tener diferentes números de IVA, diferentes empresas registradas en su país, etc.)? De hecho, sería peligroso usarlo como una solución alternativa y decidir usar nuestra función de múltiples empresas cuando no tenemos un caso real de múltiples empresas.

• Si estamos hablando de diferentes "sucursales" o "unidades de negocio" o "tiendas" pero detrás hay la misma empresa, entonces no deberíamos utilizar la función multiempresa.    

Un buen uso de multi-empresa es para empresas internas que trabajan juntas , o varias empresas que tienen el mismo propietario .  

No apto

En el caso de alojar a varias empresas clientes que no estén relacionadas entre sí. Se trata de una petición que suelen manifestar los clientes en la fase de preventa. Desde un punto de vista técnico es factible, pero desde un punto de vista funcional no es deseable por varias razones: 

• Actualización de la base de datos : si tiene diferentes empresas no relacionadas y desea incorporarlas utilizando la misma base de datos, puede tener un problema cuando llegue el momento de actualizar la base de datos a una versión más nueva. Administrar el tiempo de inactividad durante el proceso de actualización para varias empresas, propietarios y usuarios no relacionados se convierte en un problema logístico. 
• Por ejemplo: una empresa puede utilizar la aplicación POS y negarse a actualizarla durante el fin de semana, mientras que otra empresa solo considerará el fin de semana para ese tiempo de inactividad.
• Desarrollos personalizados : Al desarrollar una nueva aplicación o modificar flujos de negocio en un módulo de Odoo que afecte solo a una empresa, deberá codificarlo de una manera específica PORQUE ese nuevo código/aplicación debe comportarse de manera diferente según el usuario y su empresa.
• Ej.: hago clic en un botón y me gustaría que suceda algo para la empresa A, pero no para su empresa B, que no está relacionada.
• Gestión de derechos de acceso y visibilidad de aplicaciones : si bien es posible gestionar los derechos de los usuarios de forma granular, esto se vuelve cada vez más complicado para más empresas, lo que dificulta mantener los derechos de acceso de forma precisa y sostenible.
  

En el caso de una solución alternativa para diferenciar logotipos, una entidad legal tendría diferentes actividades. Si su cliente tiene la aplicación de Contabilidad en su base de datos, nunca utilice la multiempresa como solución. Como se mencionó anteriormente, la gestión contable estará dividida y no se corresponderá con la realidad de su cliente. Si tiene varias empresas con un solo sistema contable, no es recomendable utilizar la multiempresa ya que puede dar lugar a flujos contables incorrectos.

Importante: Odoo no cuenta con una herramienta para exportar datos de empresas entre bases de datos o fusionar bases de datos de diferentes empresas. Una vez que elija la opción multiempresa, no podrá volver atrás; no es un proceso sencillo de un solo clic y es como empezar de nuevo.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de una multiempresa?

Puede resultar muy tentador utilizar la función multiempresa, pero ¿cuáles son sus ventajas y desventajas reales? 

Aquí puede encontrar una lista no excluyente de las principales ventajas y desventajas de este uso. Si encuentra otras ventajas/desventajas, envíenos un correo electrónico rápido y actualizaremos la lista.

Ventajas

• La principal ventaja es la consolidación de toda la información en una única base de datos . No es necesario contar con varios sistemas o bases de datos; la gestión de varias empresas se simplifica con un único inicio de sesión, URL y experiencia de incorporación a Odoo.
  
  
• La ventaja financiera de la multiempresa reside en la reducción de costes . Con la multiempresa, se evitan los costes de licencia adicionales; por ejemplo, se paga una vez por la aplicación Sales en lugar de dos veces por dos bases de datos. Esto se aplica a los usuarios y a los posibles costes de administración, especialmente en el caso del alojamiento local.
  
  
• La comunicación se simplifica a través de la interacción directa en el chat, eliminando la necesidad de correos electrónicos y doble codificación. Se evitan errores y se agilizan los procesos porque toda la información está en la misma herramienta.  
  
  
• Un aspecto interesante también, aunque quizás menos utilizado, es el reporting . De nuevo, resulta extremadamente sencillo consolidar la información de ambas empresas porque sólo necesitamos conectar varias empresas con un solo clic.
• Otra ventaja -no menos importante- es la gestión de los flujos intercompany de forma automatizada gracias a nuestro “Módulo(s) Inter Company” (nombre técnico: inter_company_rules y sale_purchase_inter_company_rules) donde podrás tener automáticamente tu borrador de documento espejo de la empresa B a la empresa A si validaste el documento inverso inicial de la empresa A a la empresa B.
  

Desventajas

• En primer lugar, está la gestión de los derechos de acceso , que se vuelve más compleja. De hecho, cuando elegimos los derechos de acceso de un usuario para una empresa y este usuario debe poder acceder a varias empresas, le damos los mismos derechos. Si queremos poder personalizar los derechos para una empresa en particular, primero tendremos que analizar la lista de derechos de acceso para la acción que queremos restringir. Este es un proceso largo, tedioso y no sin consecuencias, ya que si cometemos un error, podríamos haber bloqueado otros derechos para este usuario sin darnos cuenta. Corregir esto puede ser complicado.
  
  Por ejemplo, si un usuario está a cargo de las ventas de la empresa A (adquisición de clientes potenciales, creación de cotizaciones, análisis de cifras), y necesita tener acceso solo a los clientes potenciales de la empresa B pero no puede ver la cotización de la empresa B, no podremos eliminar su acceso a la aplicación de ventas en la empresa B porque los derechos de acceso están en las aplicaciones y no en la empresa.
  
  Atención: No olvide que al menos un usuario debe tener derechos de acceso completos a todas las empresas (un superadministrador).
  
  
• También podemos quedarnos atascados en la gestión de información entre empresas . Si tenemos sólo 2 empresas, será bastante sencillo, podremos elegir nuestros contactos, artículos, categorías, etc., a qué empresa pertenecen. Pero la cosa se complica más cuando nos encontramos en una situación con más de dos empresas.
  
  Sólo podremos elegir si un contacto pertenece a una empresa o a todas ellas. No será posible seleccionar -por ejemplo- dos empresas pero no la tercera.
  
  Es importante pensar en nuestros contactos y productos que queremos compartir o no en las diferentes empresas. 
  
  Nota: Técnicamente hay una forma de evitar esa desventaja, pero requiere crear un nuevo campo company_ids en todos los registros que necesitan tener acceso diferenciado y también cambiar todas las reglas, en la configuración de seguridad, para que estas reglas se apliquen en company_ids en lugar de nuestro campo company_id predeterminado.
  
  
• Aunque se simplifican los flujos entre empresas, todavía tendremos que realizar algunas acciones manuales en el caso de gestionar los flujos entre las diferentes empresas.
  
  Imaginemos que nuestra empresa A subcontrata su producción a la empresa B. Para entregar un producto de la empresa A a la empresa B para su producción, surge un reto ya que no se genera automáticamente una operación de recepción en la empresa B. Por lo tanto, tendremos que crearla manualmente, lo que podría ser arriesgado si se nos olvida. Y tendremos que volver a realizar la misma acción cuando la empresa B envíe el producto de vuelta a la empresa A.
  
  
• Un aspecto nada desdeñable es la cuestión del desarrollo . En efecto, tendremos que tener cuidado durante nuestro análisis para tener en cuenta si el desarrollo se aplica a todas las empresas y si no vamos a entrar en conflicto en otros flujos a causa del desarrollo. Esto nos llevará más tiempo de análisis funcional, y además podría interferir en nuestras bases de datos.
  
  Por ejemplo, si tenemos un flujo de compras diferente en la empresa B que en la empresa principal y tenemos que hacer un desarrollo para él, el desarrollo se aplicará a ambas empresas y podría hacer perder eficiencia a la empresa A porque no se correspondería con el flujo esperado. 

Discusión funcional y comercial

Al analizar situaciones en las que intervienen varias empresas, es posible que se sienta dividido entre los pros y los contras: 

• Desde una perspectiva funcional, es preferible un modelo multi-base de datos a una configuración multi-empresa.
• Sin embargo, adoptar un modelo de múltiples bases de datos podría plantear desafíos financieros, ya que algunas aplicaciones o usuarios podrían tener que recibir pagos varias veces, lo que generaría una discusión potencialmente difícil para justificar “por qué” este cambio está afectando económicamente a los usuarios.

En tal situación, nuestra recomendación es que prevalezca el sentido común (como siempre) y se tome el tiempo necesario para explicar las razones que sustentan su decisión de seguir la recomendación funcional. No olvide que, en la mayoría de los casos, ir en contra de una recomendación funcional resultará costoso para el cliente. El tiempo y el costo del trabajo adicional compensarán en gran medida el costo adicional de la licencia.

Imaginemos por un segundo que finalmente vas en contra de la recomendación funcional y creas un entorno multi-empresa (misma base de datos), podrías tener los siguientes problemas potenciales:

• Necesitarás toneladas de horas importando información de una empresa a otra base de datos nueva cuando te des cuenta de que es necesario extraer una empresa de ese entorno (recuerda: dividir una base de datos de varias empresas en dos no es posible, al menos, no existe ningún script para eso).
• Tendrá dificultades para administrar derechos de acceso complejos (¿y tendrá posibles riesgos de seguridad?) asociados con el hecho de que muchas empresas diferentes utilizan la misma base de datos.

En la fase de venta, es necesario hablar con un consultor funcional para tomar la decisión correcta para el cliente . Si recién comienza su experiencia con Odoo como consultor, no dude en pedir ayuda a un consultor experimentado.

Casos de uso

Todos los casos de uso que aparecen a continuación son casos de uso REALES que ya conocimos en la vida de nuestros consultores.

Caso de uso 1 

Situación

Soy propietario de varias empresas (9) que no tienen ninguna relación entre sí: 

• Un gabinete dental : mi esposa es dentista, pero yo me encargo de la contabilidad y del software detrás de las citas.
• Un club de tenis : Empecé a jugar al pádel y me encanta tanto que creé un club que ahora dirijo.
• Creé dos empresas que venden productos en línea a través de dos tiendas web diferentes. Los equipos que trabajan en las dos tiendas web trabajan en dos empresas diferentes con las que tengo un contrato. Hicieron el diseño y la configuración de los sitios web, pero creo que podría hacerlo con ustedes en Odoo Webshop y no tener que depender de otros dos equipos/empresas.
• Una tienda online vende pulseras para niños,
• Una tienda online vende artículos de cerámica hechos a mano.
• Estoy administrando un holding que es una empresa que creé para gestionar todos los alquileres de 6 apartamentos que poseo.
• Algunas otras empresas son de menor importancia.

Análisis 

Es un asunto abierto. Por un lado, estas empresas pertenecen a la misma persona , pero no tienen ninguna relación entre sí . Esto significa que no existe un interés real en compartir una base de datos común de productos o clientes: no existe ningún vínculo entre el dentista y el paciente de la empresa dental y la empresa de paletas.

¿Cuales podrían ser los elementos que te harían pensar en una solución u otra?

• Ventajas de tener varias empresas y la misma base de datos: 
• Si el cliente va a crecer y se unirán varios otros usuarios y estos usuarios no deberían tener visibilidad de todo, se podría argumentar eso.
• ¿Si quieren revender una empresa? ¿Es un problema? -> No realmente, ya que es poco probable que el próximo propietario utilice Odoo en las mismas condiciones y quiera reutilizar esa misma base de datos.
• Desventajas: 
• Costo. Varias aplicaciones van a recibir pagos dos veces (por ejemplo, la aplicación de ventas se usa en muchas empresas diferentes y voy a pagar por ella para cada base de datos). O es posible que su usuario reciba pagos 13 veces, aunque sea la misma persona... solo que en 13 bases de datos diferentes.
• Solución intermedia: ¿agrupamiento?
• Luego reagrupamos algunas empresas que tienen las mismas aplicaciones/usuarios y sabemos que no las van a revender pronto.

De todos modos, la mejor solución sería tener una conversación profunda con el cliente.

Decisión

Mantén las bases de datos separadas si puedes . Parece que las empresas no tienen nada más en común con el propietario. Sabemos que es un coste adicional tener estas empresas en bases de datos diferentes, pero se ganará mucho tiempo evitando la configuración compleja de derechos de acceso, y tendrás la posibilidad de detener solo ese contrato/BD si vendes una de las empresas más adelante, vendiéndola tal vez por una cantidad aún más importante, ya que tienes una solución ERP sólida, ya configurada, vinculada a tu empresa.

Caso de uso 2 - 3 - 4

Consulte los ejercicios de incorporación. 

Otros

¿Cómo configurar mi multiempresa? 

A continuación le presentamos algunos enlaces útiles que le ayudarán a configurar una multiempresa.

• Configuraciones básicas
• Charla de Odoo sobre gestión multiempresa

Para las transacciones entre empresas, asegúrese de que cada una de sus empresas esté configurada correctamente en lo que respecta a:  

• Plan de cuentas
• Impuestos
• Posiciones fiscales
• Revistas
• Localizaciones fiscales
• Listas de precios

Análisis técnico en profundidad 

Si desea saber más sobre el modelo multiempresa desde un punto de vista técnico, consulte la documentación aquí: 

https://www.odoo.com/documentation/15.0/developer/howtos/company.html

Esto le permitirá aprender a gestionar adecuadamente los comportamientos multiempresa desde la perspectiva de: 

• Campos dependientes de la empresa
• Coherencia entre empresas
• Empresa por defecto
• Vistas
• Normas de seguridad

Tenga en cuenta que: 

• El hecho de tener varias empresas puede hacer que se necesite más tiempo para configurar los derechos de acceso . Odoo viene con algunas configuraciones predeterminadas, pero sería mejor que las revisaras.
  
  
• Además, ten en cuenta que existen módulos que también te permiten sincronizar dos bases de datos y que podrían ayudarte en tu elección. Por ejemplo, este: https://apps.odoo.com/apps/modules/13.0/base_synchro/
  Importante: es una aplicación de terceros no desarrollada por Odoo y, por lo tanto, no recibe mantenimiento ni soporte de Odoo.
    
• Es importante también capacitar a tus vendedores para que puedan derivar adecuadamente al cliente en la fase de venta por dos razones principales:
• La primera es que siempre es desagradable para un cliente esperar tener una funcionalidad que le ha sido mostrada y cuando llega a la implementación con un consultor, nos damos cuenta que en ese caso no es un buen uso.
• La segunda es que el uso multiempresa siempre tendrá un impacto en el número de horas de consultoría: más análisis, necesidad de comprobar configuraciones, necesidad de comprobar derechos de acceso, etc. 

En caso de que todavía se esté preguntando si debería trabajar con varias empresas o no, ya que no cubrimos su caso en profundidad en esta documentación, no dude en pedir ayuda a su integrador.

Ahora ya comprendes la importancia de analizar la situación antes de elegir la solución multiempresa. Podrás identificar los puntos que podrían resultar problemáticos para tu cliente.