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Cómo preparar y llevar a cabo la reunión de lanzamiento

Cómo preparar y llevar a cabo la reunión de lanzamiento

¿Por qué tener una reunión de lanzamiento?

Esta tarea le ayudará a comunicar claramente lo que debe decirse durante toda la fase de inicio.

¿Cómo manejo la reunión de inicio?

Lea la siguiente documentación y discuta cualquier pregunta que pueda tener con el consultor.

Además, te recomendamos que observes una reunión inicial organizada por uno de tus colegas (en tu empresa o en Odoo). Te dará un ejemplo real de cómo se llevan a cabo las reuniones iniciales. A nivel interno, todos los empleados asisten a varias reuniones iniciales con colegas de mayor jerarquía durante el proceso de incorporación, antes de poder organizar las suyas propias.

Documentación

Antes del pitido inicial

Como ya comentamos durante la sesión sobre el ciclo de vida del proyecto , hay algunos pasos que se deben seguir antes de iniciar la primera llamada de lanzamiento. Ya debería estar preparado con lo siguiente:

  • Recopilé toda la documentación de su representante de ventas.
  • Se celebró su reunión de lanzamiento interna.
  • Miré la base de datos de prueba que su vendedor creó para el cliente.

Durante la reunión de lanzamiento

Explicar las fases de inicio y la agenda.

En esta reunión es importante:

  • Definir cómo trabajaremos durante el proyecto.
  • Comprenda con precisión cuál es la situación actual y qué solución esperan de Odoo

Para dejar esto en claro, normalmente revisamos paso a paso la lista de verificación inicial para asegurarnos de que estamos de acuerdo con nuestros respectivos roles en el proyecto, así como con la forma en que procederemos. En cualquier momento, no dudes en hacer preguntas o señalar cualquier posible fuente de desacuerdo.


Explique el contexto de su participación.


  1. ¿Quién eres?  Aclara que tu función será la de líder de proyecto y lo que eso implica.
  2. ¿Quién te apoya?  Deja claro que trabajas con colegas técnicos, otros consultores experimentados y tu equipo directivo, y que cuentas con su apoyo y orientación.
  3. ¿Cómo te ayuda Odoo? Además de tu equipo "interno", también estás cubierto por Odoo. No dudes en mencionar que siempre estamos ahí si nos necesitas.


Metodología


Repasemos algunos de los puntos más importantes que deben mencionarse durante la reunión inicial con el cliente.


Enfoque de inicio rápido: rápido, estándar y asequible


  • Nuestro objetivo es poner en funcionamiento su solución Odoo lo más rápido posible utilizando un enfoque MVP.
  • Esto significa trabajar lo máximo posible con funciones estándar y evitar desarrollos y personalizaciones innecesarias que consumen mucho tiempo y son de poco valor.

Enfoque SPoC

  • En Odoo, diferenciamos entre el patrocinador del proyecto, el gerente de cuenta, el SPoC y el gerente de proyecto. Otras personas pueden ser parte del proyecto, pero siempre nos comunicaremos entre el gerente de proyecto y el SPoC.
  • El PM es responsable de implementar una solución Odoo que funcione y de capacitar al SPOC en Odoo para garantizar que Odoo se utilice correctamente.
  • Las reuniones tienen como objetivo garantizar que la solución propuesta por el PM esté alineada con las expectativas de negocio del cliente, lo que solo es posible si todos se comunican claramente entre sí.
  • El PM también es responsable de capacitar al SPoC en la solución.
  • Al final de la implementación, la empresa debe ser completamente autónoma en Odoo y debe poder capacitar y ayudar a todos sus usuarios.
  • Esto requerirá el tiempo y el compromiso del SPoC durante todo el proyecto.
  • El SPoC es responsable de centralizar y armonizar las necesidades de sus colegas y de proporcionarle toda la información sobre los procesos y decisiones comerciales del cliente. El SPoC también es quien transmite las decisiones que se habrían tomado durante nuestra reunión y, en última instancia, será quien capacite a sus colegas sobre Odoo.

Enfoque MVP


  • Primero implementará el producto o la solución mínima viable. Implementará todos los elementos indispensables para que la empresa funcione (TAL CUAL).
  • El MVP es una fase (consulte el enfoque por fases para comprenderlo). Un proyecto puede requerir más de un MVP.
  • De manera similar, el segundo despliegue también se considera una fase, y habrá varias fases en un solo proyecto. El segundo despliegue se centrará en mejorar los procesos centrales implementados.
  • Luego, una vez que tengamos todos los MVP en funcionamiento, actualizaremos el informe de progreso. El objetivo es centrarnos en las próximas prioridades. Según el informe de progreso, optaremos por la segunda implementación o el próximo MVP (si lo hay).

Enfoque por fases

  • Usted organiza el proyecto por fases y se concentra en cada una de ellas para aumentar la eficiencia y evitar que el proyecto tome demasiadas direcciones y se salga de control.
  • Pones las fases en producción una por una, para validar cada etapa del proyecto secuencialmente y evitar descubrir problemas mayores al final del proyecto.
  • En general, se empieza con un MVP simple que aporta el mayor valor añadido (la mayoría de las veces: Core Business).
  • Cuando se propone una solución al SPoC, siempre debe probarse para validar esta etapa.
  • Para cada fase (en iteración) se realiza en orden: análisis de necesidades - configuración - importación de datos - capacitación - puesta en producción.

El estándar es lo primero


  • La versión estándar de Odoo ya puede gestionar muchas situaciones, pero se pueden agregar características adicionales a través de personalizaciones o desarrollo.
  • Las personalizaciones y los desarrollos son costosos, requieren mucho tiempo y complican las migraciones. Por lo tanto, siempre desaconsejamos el uso de funciones no estándar durante el mayor tiempo posible, a menos que satisfagan una necesidad empresarial necesaria que simplemente no se pueda satisfacer con funciones estándar.
  • Como recordatorio, queremos ofrecer una solución operativa rápida, por lo tanto, queremos evitar la personalización tanto como sea posible.
  • Siguiendo esta línea de pensamiento, en Odoo siempre preferimos reemplazar en lugar de replicar. Siempre nos centramos en el éxito del proyecto en lugar de en la solución ideal.

Regla 80/20

  • El 80% de las necesidades requerirán el 20% del tiempo para ser gestionadas. En el caso del 20% restante, debemos preguntarnos si son necesarias o si pueden ser sustituidas por procesos empresariales más eficientes.
  • También queremos distinguir entre lo que un cliente necesita y lo que le gustaría. Cabe recordar que queremos ofrecer una solución operativa rápida y, por lo tanto, queremos evitar la personalización en la medida de lo posible.
  • Si hay una necesidad real, no hay problema, ¡siempre es posible encontrar una solución!

Importación de datos históricos

  • Podemos importar los datos que se utilizan de forma continua (como los contactos).
  • Dado que la importación de datos requiere mucho tiempo, importamos:
    • No hay datos históricos.
    • Algunos datos históricos si es necesario antes de la producción.
    • Todos los datos históricos posteriores a la producción, si son necesarios para fines de informes.

Nivel mínimo de PM

Nuestro objetivo es evitar en la medida de lo posible las tareas de gestión de proyectos que consumen mucho tiempo, para poder concentrarnos en sus necesidades. Por lo tanto, dedicaremos el menor tiempo posible a las tareas de gestión de proyectos.

Adopción segura por parte de personas

Nuestro objetivo es que el SPOC sea consciente de que tendrá que gestionar los cambios internamente y debe prepararse para estos cambios desde el principio.

Distribución del tiempo

  • La mayor parte del tiempo que dedico a tu proyecto está relacionado con la implementación del producto.
  • Tenga en cuenta que normalmente tenemos entre 10 y 20 proyectos que gestionar simultáneamente.
  • Esto no significa que no tendré tiempo para tu proyecto.
  • Esto significa que no siempre estaré disponible y que es importante cumplir con las agendas de reuniones que hemos establecido, evitando cualquier trabajo apresurado.
  • Tanto tú como yo debemos completar nuestras tareas a tiempo si queremos cumplir con el cronograma y los plazos. Es nuestra responsabilidad conjunta; yo dependeré de ti tanto como tú dependerás de mí.

Una palabra sobre los diferentes equipos de soporte

Nuestro soporte es gratuito, por lo que deberías usarlo siempre que puedas. Esto es lo que nuestro soporte puede hacer por ti . ¡Úsalo siempre que lo necesites!

  • Proporcionarle materiales relevantes (directrices, documentación del producto, etc.).
  • Respuestas a problemas que pueda encontrar en su base de datos estándar de Odoo (por ejemplo, "¿No puedo cerrar mi punto de venta?" o "¿No puedo encontrar mis KPI de ventas?").
  • Preguntas relacionadas con su cuenta, suscripción o facturación.
  • Corrección de errores (problemas de bloqueo o comportamiento inesperado que no se deben a una mala configuración o personalización).
  • Problemas que pueden ocurrir en una base de datos de prueba después de actualizar a una versión más nueva.

El soporte de Odoo no realiza cambios en su base de datos de producción, pero le proporciona los materiales y el conocimiento para hacerlo usted mismo.

Luego, también está el equipo de soporte. Pedimos que cada socio tenga una línea de soporte para interactuar con sus clientes una vez que el proyecto (o una fase específica del proyecto) haya finalizado. En comparación con nuestro servicio de asistencia, esperamos que la línea de soporte para socios comprenda mejor los detalles de un proyecto y cómo tratar con el cliente, mientras que nuestro servicio de asistencia será más eficiente para todo lo relacionado con el modo estándar de funcionamiento de Odoo.

Proyecto de vida

¿Cómo se consume el tiempo?

  • Durante el inicio, debes explicar que registrarás las planillas de horas durante la vida del proyecto. Deja en claro que el cliente ha comprado X horas/días de consultoría y que esas horas se consumen siempre que estés trabajando en tu proyecto, sea cual sea la tarea en la que estés trabajando. Sí, eso incluye las tareas de gestión de proyectos.
  • Es importante aclarar que esto no significa que la cantidad de días adquiridos sea suficiente.
  • Documentas tu tiempo mediante planillas de horas con una descripción del tiempo empleado, el proceso es muy transparente para ellos y pueden consultar el recuento y la descripción de tu planilla de horas desde su vista del portal de Odoo. Eres completamente transparente.

Frecuencia de reuniones

  • Esto depende del tamaño del proyecto, pero para un proyecto de alrededor de 50 usuarios y algunas aplicaciones, normalmente proponemos entre 1 y 2 reuniones por semana.
  • Generalmente dependerá de si el SPOC es autónomo o requeriría apoyo continuo.
  • Entre cada reunión, tanto el PM como el SPoC tienen cosas que preparar para la siguiente reunión.
  • El objetivo de cada reunión es responder todas las preguntas sobre una fase o subfase y asegurarse de que el cliente pueda pasar al siguiente paso.

Frecuencia del estado del proyecto

  • El estado del proyecto cambia cuando se alcanza un hito. Un hito puede basarse en la finalización de una fase, la puesta en producción de una aplicación o la cantidad de días utilizados en el total de días de consultoría. 
  • En cada cambio de estado del proyecto, se debe hacer un punto sobre el número de días restantes y dónde estamos en el proceso.
  • Es un buen momento para verificar que el proyecto sigue el plan y que no será necesario realizar ventas adicionales.

Comunicación del proyecto - qué canal + compartir documentación

  • ¿Cómo compartirá la documentación con su SPOC? Incluso si la gestión de la documentación es responsabilidad de su cliente, utilizamos algunos métodos para facilitar esta tarea.
  • Puedes compartir un drive para colocar todos los videos que has realizado. De esta manera, el cliente solo tendrá que buscar en un solo lugar para encontrar toda la información. También puedes tener un archivo donde tu SPOC pueda hacer sus preguntas y tener las respuestas centralizadas en un solo lugar. Esto también puede evitar tener demasiados correos electrónicos para responder.

Negocios y organizaciones

Esta parte de la discusión no debe estar orientada a Odoo. Intente analizar las necesidades y los procesos de la empresa sin pensar en cómo podría hacerlo en Odoo. Vea aquí algunos consejos más sobre cómo analizar la empresa: 

Negocio:

  • ¿De qué trata el negocio?
  • ¿Cuál es el negocio principal de la empresa?
  • ¿Cómo está organizado el negocio? 
  • ¿Cuáles son los diferentes departamentos? 
  • ¿Quién hace qué?

Organización:

  • ¿Cuántos empleados?
  • ¿Cuántos clientes/proveedores?
  • ¿Cuántos productos/servicios?
  • ¿Cuáles son los diferentes sistemas heredados?

Configuración de múltiples empresas:

  • Derechos de acceso: ¿quién puede ver qué/hacer qué?
  • Relaciones intercompañías: ¿entre qué entidades se realizan? ¿Cuáles son las operaciones?
  • Consolidación: ¿cuál es la tasa de participación? ¿Existe un CoA global?
  • ¿Qué localizaciones están en uso?
  • ¿Los procesos son los mismos en todas las empresas?
  • ¿Podemos mantener el mismo SPOC para todas las empresas?

Aquí podrás encontrar dos mapas mentales que pueden ayudarte a estructurar tu análisis de negocio y tu comprensión de la empresa.

Después de la reunión inicial


Envíe las actas de inicio

Para este paso, envíe por correo electrónico la siguiente información al cliente:

  • Resumen de lo explicado (metodología de implementación de Odoo).
  • Cualquier punto específico que hayas identificado como no comprendido claramente por el cliente. Ahora es el momento de dejar todo claro. No dudes en repetir cualquier información que deba ser resaltada.
  • ¿Qué observa sobre el negocio y la organización del cliente y sus principales necesidades para cada aplicación?

*Ten en cuenta que generalmente llamamos "llamada de inicio" a la primera llamada que organizas con tu cliente, pero la mayoría de las veces, el "inicio" es la primera de una serie de reuniones que suceden con el cliente antes de comenzar a implementar Odoo.

Eche un vistazo a nuestra presentación de diapositivas . A veces la usamos durante la primera llamada inicial con nuestro cliente para tener algo de ayuda visual. Puede reutilizarla como tal, o crear una copia y agregar algunas diapositivas o cambiarla para que tenga su propia presentación gráfica.

¿De qué trata esta tarea?

El kick-off se considera a menudo una de las fases más importantes de un proyecto. Durante el kick-off se realizan los primeros contactos con el cliente y podrás detectar si algo no está claro o si las expectativas de los clientes no están alineadas con el proyecto. Al final de esta fase, decidirás si el proyecto es viable o no.  

Esta tarea le ayudará a definir cómo comunicar lo que debe decir durante la fase KO. 

Posteriormente, el consultor deberá preparar la forma en que comunicará y organizará el kick-off, basándose en los siguientes aspectos:

- Introducción: ¿Qué mencionarán durante el primer momento del saque inicial?

- Metodología

- Organización

- Comprensión de lo que compró el cliente

- Su visión como socio de Odoo

El único aspecto que no se revisará con el coach en esta tarea es el análisis del negocio del cliente, sino que el consultor ya debe pensar en todo lo que va a cubrir y cómo lo va a cubrir.

Producción

Ahora tienes una comprensión más clara de qué decir y cómo comunicarte durante una reunión inicial.



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