[2.0] Parte 1 del Kick Off: Alineación del proyecto y análisis de negocio
Parte 1 del Kick Off: Alineación del proyecto y análisis de negocio
Introducción
El kick-off se considera a menudo el primer paso importante de un proyecto. Consiste en un análisis de la actividad del cliente y una aclaración de la forma en que se gestionará el proyecto.
La fase de inicio tiene diferentes objetivos:
- Alinee con el cliente cómo trabajará durante la implementación
- Comprenda con precisión el negocio y las necesidades de sus clientes
- Definir una planificación y asignar el presupuesto en función de las prioridades del cliente
En este capítulo descubrirás CÓMO gestionar una fase de Kick-Off.
Antes del saque inicial
Cuando recibes un nuevo proyecto, hay varias cosas que puedes/debes hacer para prepararte para la fase de inicio.
Preparación de la fase de lanzamiento
Una vez que recibas tu proyecto, obtendrás todos los detalles sobre el flujo del cliente identificado por el vendedor y, normalmente, recibirás la demostración que él o ella realizó durante el proceso de venta. Con base en esa información, comienza a documentar el panorama general y la demostración de cómo trabajas y comienza a documentar tu proyecto.
El panorama general
- Patrocinadores: ¿Quiénes son los patrocinadores del proyecto? ¿Cuáles son sus funciones? Obtenga la información para ponerse en contacto con ellos.
- Estructura de la empresa: ¿Cuáles son los diferentes departamentos? ¿Cuáles estarán involucrados en Odoo?
- Objetivos de alto nivel: ¿Cuáles son sus objetivos al cambiar a Odoo? ¿Cuáles son sus expectativas a nivel general?
- Factores de éxito: ¿Cuáles son los factores clave que harán que el proyecto sea exitoso? ¿Cuáles son sus prioridades? ¿Puntos críticos que resolver? Esos puntos pueden provenir del cliente y de nosotros. Pueden provenir de lo que está sucediendo en el Show me How you work y se utilizarán en el informe de progreso.
- Riesgos: ¿Cuáles son los riesgos del proyecto? Se identifican desde el punto de vista de ventas, el cliente y usted. También surgirán del Muéstrame cómo trabajas.
- Partes interesadas: ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto? ¿Quiénes participarán en el proyecto: SPOC, usuarios clave? Indique su nombre, departamento y función.
- Incluye la dimensión del asesor digital en tu reflexión
El “Muéstrame cómo trabajas”
Para cada departamento/flujo, tendrás que analizar los flujos y obtener información específica.
- Usuarios clave: ¿Quiénes son los usuarios clave del proceso? Nombre, cargo, comentarios (¿Están a favor del cambio? ¿Qué opinan sobre la implementación de Odoo?)
- Asignación de tiempo: ¿Cuál es el tiempo asignado (en %) a cada tarea del proceso en curso?
- Tal como está: ¿Qué utilizan actualmente? ¿Qué software? ¿Cuáles son sus documentos? ¿Qué datos necesitan?
- Casos de uso: ¿Cuáles son los diferentes flujos a los que se enfrentan en el departamento definido?
- GAP: cuando tienes una parte de tu flujo que no sabes si es factible o no o cómo hacerlo. No significa que será un desarrollo, una solución alternativa podría funcionar.
- Puntos de dolor: Son aquellos puntos que el cliente quiere mejorar porque lleva demasiado tiempo, demasiado tiempo de procesamiento.
- Volúmenes: ¿Cuál es el volumen involucrado en cuanto a transferencias? ¿Operaciones? ¿Contactos? ¿Productos? ¿Tareas?
- Terminologías: ¿Cuál es el vocabulario específico que se utiliza internamente? Si es necesario mencionar alguno.
Si ya has abordado estos puntos (durante la conversación con el departamento de ventas, por ejemplo), podrás detectar dónde falta información y, en consecuencia, qué tendrás que aclarar durante el Kick-off con el cliente. Además, esta información te ayudará a definir la asignación presupuestaria de la implementación.
Comunicación con el cliente
Mientras tanto, se debe enviar un correo electrónico al cliente lo antes posible para programar la llamada de lanzamiento. Considere personalizar una plantilla de correo electrónico que incluya toda la información relevante.
Reuniones de lanzamiento
El kick off se divide en dos reuniones: (1) alineación y análisis de negocio del proyecto, y (2) hoja de ruta del proyecto.
Tenga en cuenta que es posible que no tenga tiempo suficiente durante la primera reunión para realizar todo el análisis comercial. En este caso, deberá reprogramar una llamada para finalizarlo.
[KO.1] Primera reunión: alineación del proyecto y análisis de negocio
Consulte aquellos Diapositivas Para hacer tu primera llamada de inicio
Ahora tienes una mejor visión general del proyecto. Puedes planificar y preparar la llamada de KO con tu cliente. Los objetivos de esta reunión son múltiples:
- Estar alineado con el cliente sobre de qué se trata el proyecto, quiénes están involucrados, por qué lo hacemos.
- Le permite comprender mejor el negocio del cliente e identificar las necesidades comerciales y los desafíos clave.
Parte 1: Alineación del proyecto
Conclusiones del proceso de ventas
En esta diapositiva se resumen los puntos principales que se acordaron durante el proceso de venta. Los puntos pueden ser de varios tipos: especificidad en el flujo, horarios y alcance del paquete, número de usuarios, prioridades, plazos, elección del embajador, etc.
Debe completar esta diapositiva con el vendedor durante el inicio de ventas, pero el vendedor la presentará durante el inicio tal como lo acordó con el cliente durante el proceso de ventas.
El objetivo de esta diapositiva no es discutir los flujos de negocios con su cliente, sino validar la visión macro del proyecto que tiene el vendedor. Tenemos la parte de análisis de negocios para profundizar más en los flujos del cliente.
Equipo del proyecto y responsabilidades
odoo | Cliente |
Líder del proyecto: consultor con múltiples roles (director de proyecto, administrador de proyectos, analista de negocios, experto en productos) asignado a la implementación. Es el SPoC de Odoo. Su función es mantener la visión a corto, mediano y largo plazo en todo momento durante la implementación. | Embajador: el diseñador de la solución, el jefe de proyecto y el gestor de cambios. Es el SPoC del cliente. La responsabilidad del embajador también debe quedar clara desde el principio: preparación de las importaciones, pruebas, validación, etc. |
Equipo: otros consultores como apoyo. El cliente se beneficia indirectamente de todo el conocimiento acumulado. Por ejemplo, revisión por pares o pericia. | Patrocinador(es): personas que tienen la decisión final sobre si comprar Odoo o no. Deben estar incluidos en las decisiones importantes o al realizar un informe de progreso. |
Desarrolladores: sólo cuando se necesita un desarrollo. | Usuarios finales: los (futuros) usuarios de la base de datos de Odoo. Se les debe dar capacitación y gestionar el cambio. |
Factores de éxito del proyecto
Nos centramos únicamente en el valor añadido, que es la capacidad de sus empleados de hacer más en menos tiempo y con mejores herramientas.
¿Por qué lo mantenemos simple?
→ Mantenga los costos bajo control
→ Permite una utilización más rápida de Odoo
→ Mejor experiencia de usuario
→ Garantiza la sostenibilidad y escalabilidad de la solución
¿Por qué queremos empezar a funcionar, a escala limitada, lo antes posible?
→ Ganancia de eficiencia inmediata
→ Aprendizaje gradual para facilitar una transición más fluida hacia funciones más avanzadas en el futuro.
→ Muestre resultados positivos rápidamente, para reforzar la aceptación del usuario, facilitar el proceso de gestión de cambios y minimizar la resistencia.
→ Identificación de necesidades específicas para permitir una personalización más efectiva de la plataforma
→ Minimizar los riesgos y costos iniciales y construir una base sólida para una expansión futura
Organización práctica del proyecto
Durante esta diapositiva, explicarás cómo se manejará el proyecto desde un punto de vista práctico:
- Grabaciones : todas las reuniones se grabarán y se compartirán con los clientes posteriormente. Esto tiene 3 objetivos principales:
- El cliente puede volver a ver los videos durante la prueba o si olvidó algo que le dijiste. Esto te ahorrará tiempo en el paquete, ya que no tendrás que volver a explicarlo, sino que redirigirás al cliente al video.
- Si el cliente explica un flujo, puedes ver la grabación si necesitas escuchar nuevamente la explicación o si no tomaste notas de todo.
- Todo lo discutido con el cliente queda registrado y podrá ser de su beneficio en caso de un potencial conflicto futuro.
- 2 reuniones/semana : el objetivo de la metodología de inicio rápido es hacer que el proyecto avance rápidamente para que el cliente pueda utilizar Odoo lo antes posible. Para lograr este objetivo, son necesarias 2 reuniones por semana. Sin embargo, tenga en cuenta que usted y su cliente tendrán "tareas" que hacer después de cada reunión. Siempre discuta con su cliente su disponibilidad y el impacto de reducir/aumentar el número de reuniones.
- Parte de horas : explica a tu cliente el proceso de parte de horas. Deberás registrar todo el tiempo que dedicas a su proyecto (llamadas, preparación, análisis, correos electrónicos, PM, etc.). Especifica que otros colegas también pueden registrar horas en el proyecto si es necesario, pero siempre teniendo en cuenta la eficiencia (2 x 15 minutos es mejor que 1 x 1 hora).
- Política de cancelación : El cliente debe avisarte con antelación si desea cancelar la reunión. Si el cliente cancela con menos de 24 horas de antelación sin un buen motivo, se facturará el tiempo completo previsto para la llamada. Por supuesto, todos somos humanos y puede suceder que necesitemos cancelar una reunión por razones excepcionales (enfermedad, ...). Siempre usa tu sentido común en estos casos o pregunta a tu entrenador / líder de equipo.
- Visitas in situ / Reuniones online : la mayoría de nuestras relaciones con el cliente se llevan a cabo en línea para ahorrar tiempo y ser más eficientes. Sin embargo, algunos proyectos o fases podrían requerir que vayamos in situ (por ejemplo, KO, go-live, ...). Si cree que ir in situ es beneficioso para el cliente, coméntelo con él y el comercial. El cliente también puede venir a nuestras oficinas para una reunión o capacitación.
Parte 2: Análisis de negocio
Puede comenzar su análisis de negocio con esta diapositiva:
Esta es la herramienta que utilizaremos para iniciar el diálogo e identificar oportunidades digitales. Los conceptos están categorizados en tres dimensiones, desde la más externa a la más interna. Para cada círculo, el cliente puede elegir una palabra que represente su mayor desafío. Es muy importante profundizar en la elección del cliente y entender el por qué de este desafío.
Paso de la diapositiva:
Pitch DA : "Ahora que hemos analizado la metodología, hablemos de los desafíos clave (fuera de Odoo) de su negocio dentro de su industria para obtener una descripción general de alto nivel de su negocio antes de profundizar en los detalles. Para iniciar esta discusión, tenemos una herramienta con tres dimensiones, desde la más externa hasta la más interna. Es muy simple: seleccione una palabra por dimensión, las que más le interesen, y explíqueme por qué. Esto me permitirá garantizar una implementación alineada con sus desafíos clave y asesorarlo sobre sus procesos en consecuencia".
Para obtener más información sobre esta diapositiva y el rol del asesor digital, consulte el video a continuación:
Después de esta diapositiva, debes analizar en profundidad el negocio del cliente. Debes ser capaz de comprender y representar todos los flujos de negocio. Sé curioso cuando analices el negocio y formula tantas preguntas como sea posible. No hables de Odoo. La idea es obtener toda la información relevante que te ayude a comprender con precisión el negocio del cliente.
Después de la primera convocatoria de Kick-Off
Actas de reuniones
En este correo electrónico debe aparecer la siguiente información:
- Resumen de lo explicado (metodología de implementación de Odoo)
- Cualquier punto específico que hayas identificado como no comprendido claramente por el cliente. Es ahora cuando debes dejar todo en claro. No dudes en repetir cualquier información que deba ser resaltada.
- Lo que notó sobre el negocio y la organización del cliente + sus principales necesidades para cada aplicación.
En elcaja de instrumentoEncontrará plantillas de correo electrónico que puede utilizar para comunicarse con su cliente (NB: si el enlace no funciona, intente abrirlo en una ventana de incógnito).
Diagrama de flujo
Después de cada inicio, deberá crear un diagrama de flujo de los procesos de su cliente utilizando excalidraw . Crear un diagrama de flujo después de cada inicio tiene muchas ventajas:
- Obtenga una forma visual de los procesos de la empresa;
- Detectar información faltante en el flujo de negocio del cliente;
- Validar con el cliente que el flujo que usted entendió es correcto;
- ....
Planificación y presupuesto
Después de las llamadas de lanzamiento, tendrás que preparar la planificación y el presupuesto para tu proyecto. Abordaremos este tema en nuestro próximo curso:
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