Migración de datos: cómo tomar las decisiones correctas

¿Por qué esta tarea?

Importar datos es una tarea que requiere mucho tiempo y trabajo, por lo que puede ser una de las principales causas de retraso en la ejecución del proyecto. Por eso es importante tomar las decisiones correctas, plantear buenas preguntas y preguntar al cliente sobre el tema.

¿Cómo manejarlo?

Lee la documentación de esta tarea y revisa el contenido con tu Onboarder de Odoo. Luego, realiza los ejercicios de importación de archivos de la integración para comprender completamente la carga de trabajo que puede representar la importación.

¿De qué trata esta tarea?

El objetivo de esta tarea es explicar cómo tomar las decisiones correctas al considerar una importación y brindar las mejores prácticas con respecto a este tema. 

La migración de datos es una de las tareas que puede llevar mucho tiempo durante la implementación de un proyecto y, por lo tanto, puede ser una de las principales causas de retraso para alcanzar una primera puesta en marcha. Es importante anticiparse a esto para garantizar que el proyecto pueda implementarse a tiempo.

Al hablar sobre la migración de datos con sus clientes, surgirán muchas preguntas y se deberán tomar decisiones importantes. En el documento, puede encontrar algunos de los temas más importantes que se deben abordar para garantizar que esta parte de la implementación se pueda realizar de la manera más sencilla y rápida.

Documentación

Introducción

Cuando hablamos de migración de datos, hay dos tipos de datos que podemos diferenciar:

• Datos maestros (contactos y productos);
• Datos de transacciones (facturas, órdenes de venta u órdenes de compra).

Los datos maestros deben existir en el sistema para poder crear datos de transacciones, uno depende del otro.

Al hablar sobre la migración de datos con sus clientes, surgirán muchas preguntas y se deberán tomar decisiones importantes. A continuación, se presentan algunos de los temas más importantes que se deben abordar para garantizar que esta parte de la implementación se pueda realizar de la manera más sencilla y rápida.

¿Debo aceptar importar los datos históricos de mi cliente? 

Es posible que su cliente desee importar todos los datos anteriores (pedidos, facturas) de su sistema anterior al comenzar a utilizar Odoo. Debe evitarlo en la medida de lo posible porque:

• Generalmente no es fácil,
• Puede llevar mucho tiempo,
• Representa una enorme carga de trabajo tanto de su parte como del lado del cliente. 

La mayoría de las veces, el cliente que desea importar todos los datos históricos lo hace por miedo a perder algo que podría ser útil algún día.

 ¿Por qué es un riesgo para el proyecto? 

Importar datos antiguos a la base de datos siempre consume mucho tiempo, ya que siempre hay modelos muy complejos involucrados en la creación de esos datos. 

 Por ejemplo:

"Su cliente quiere importar todas las facturas de los últimos 5 años. Para importar esta información, primero tendrá que importar todos los contactos, y es posible que algunos no existan en su lista de contactos actual. Por lo tanto, tendrá que crear esos contactos antiguos (e inútiles). Esto puede suceder lo mismo con los productos. Luego, para cada factura, puede tener varias líneas que también tendrá que importar, lo que no es fácil de formatear en una hoja de cálculo. Y no hablamos del hecho de que las facturas deben validarse, marcarse como pagadas y conciliarse con el importe correcto, que afectará a los informes contables... Antes de tener un buen resultado, probablemente trabajará decenas de horas en lugar de trabajar en mejorar la forma en que opera la empresa".

El tiempo perdido en importar datos históricos puede variar mucho y dependerá de: 

• La salida proporcionada por el cliente: qué archivo han proporcionado, la cantidad de registros a importar, la coincidencia entre los datos exportados y lo que Odoo necesitará, etc.
• La complejidad del modelo donde se deben importar los datos: cuantos más modelos y más campos relacionados haya, más compleja será la importación.
• Su afinidad y la afinidad del cliente con Excel para poder corregir el archivo rápidamente.
• Si el cliente tiene tiempo para exportar datos.

Todos estos aspectos le ayudarán a hacerse entender por el cliente sobre la complejidad de la importación.

¿Cómo puedo convencer a mi cliente? 

La idea es convencer al cliente de que importar sus datos históricos no será eficiente y que es mejor centrarse en puntos más relevantes como centrarse en los flujos de trabajo y su implementación para gestionar el futuro de su actividad. Los datos heredados pierden su valor añadido rápidamente con el tiempo; no son una fuente de ingresos y, si se pueden realizar informes sobre ellos, probablemente se puedan hacer desde Odoo.

Si volvemos a nuestro ejemplo, aquí hay algunos consejos para convencer al SPOC de no importar todos los datos históricos:

"Quizás el sistema anterior pueda seguir funcionando durante un tiempo, aunque solo sea en modo de lectura, para que puedan seguir teniendo acceso a la información. Si los datos se pueden exportar y guardar en un archivo Excel, podría ser suficiente para recuperar la información importante y realizar algunos informes. Además, la importación de las facturas agregará complejidad a la importación. Los saldos iniciales (el importe ya registrado en Odoo) deberán eliminarse del importe de los elementos del diario importados".

Para estar mejor preparado para desafiar y convencer a su cliente de no importar estos datos, intente obtener las siguientes respuestas: 

• ¿Cuál es el valor añadido de tener esos datos en Odoo en comparación con usarlos en un sistema separado?
• Si se importan esos datos, ¿qué uso va a hacer de ellos tu cliente? ¿Con qué frecuencia los va a consultar? ¿Con qué finalidad? 
• ¿Los datos que se quieren importar siguen siendo relevantes hoy en día (los datos que proceden de varios años son cada vez menos relevantes con el paso de los años)? ¿Han cambiado los datos con el paso de los años? ¿Quizás solo se podría importar una parte de los datos (solo el último año, mes...)?
• ¿Son relevantes los informes generados a partir de la importación de esos datos?
  
  

¿Debe el cliente limpiar todos sus datos? 

El cambio a un nuevo ERP se percibe como una oportunidad para que el cliente limpie los datos que provienen de su antiguo sistema, pero en realidad no necesita hacerlo si antes podía trabajar con esos datos. 

Limpiar los datos es una idea falsamente buena porque no todos los datos serán tan críticos. Tal vez solo el 10% de los contactos estén activos y el resto se use raramente. En ese caso, concentrarse en limpiar todo es un riesgo de demora con un valor agregado muy limitado o nulo detrás de esta tarea. La información siempre cambiará y aprender a actualizar o limpiar la información en Odoo es más relevante y será un buen ejercicio para el cliente. Y al trabajar en Odoo, si el SPOC se da cuenta de que hay mucha información incorrecta, también se puede solucionar fácilmente mediante una actualización exportando e importando el cambio.

En la versión 14 se ha introducido una aplicación de limpieza de datos que puede ahorrar mucho tiempo, ya que los datos se importarán y se podrán fusionar. Te dará un argumento adicional para no perder tiempo limpiando los archivos antes de importarlos.

Limpiar datos también requiere saber qué es lo que no está limpio. Y para ello implica añadir una persona a esta tarea, e intentar que todos estén listos simultáneamente, lo que a veces es bastante complicado. Cuantas menos personas participen, mejor para evitar perder tiempo en la importación de datos.

¿Cómo elegir entre importar y crear datos manualmente? 

La importación a través de un archivo siempre parece ser más rápida que la importación manual. Esta afirmación puede ser errónea en muchos casos y cada uno debe analizarse caso por caso. Para decidir qué método utilizar para importar los datos, aquí hay algunos factores a tener en cuenta:

La cantidad de registros versus la cantidad de tiempo para crear el archivo.

En ocasiones, el cliente no puede obtener un archivo con el mismo formato que el archivo que necesitamos importar. Puede ser porque el sistema anterior tiene una estructura diferente o porque no se puede aprovechar el formato de los datos exportados (pdf en lugar de hojas de Excel). Si la creación del archivo lleva tanto tiempo como la creación manual de los datos, entonces el SPOC debe utilizar el sistema directamente para acostumbrarse a su funcionamiento.

La afinidad de su cliente con Excel 

Esto va de la mano con el punto anterior. Si su cliente no puede proporcionar un archivo decente debido a la falta de habilidades en Excel, entonces simplemente debe cambiar la estrategia y ver cómo podría reducir la cantidad de manipulación en Excel. Por ejemplo, si ha importado variantes con muchos atributos y combinaciones, el archivo puede volverse rápidamente desordenado e imposible de importar. Con solo importar los datos maestros (plantilla de producto, atributos, variante) y pedirle a su cliente que agregue manualmente las variantes al producto, puede acelerar todo el proceso en lugar de intentar hacer todo a través de una importación.

La complejidad de los datos a importar

Importar un contrato o una factura es diferente. La plantilla de importación es bastante más complicada para la factura y puede que haya más campos para agregar. Puede que sea necesario definir un proceso para importar cada pieza de información de forma secuencial. Además, puede que sea más complicado importar cierta información de los registros (muchos campos en comparación con uno de texto). Tal vez esos campos se puedan agregar manualmente o actualizar mediante una acción.

Abrir documentos en el momento de la puesta en marcha

Cuando tus clientes empiezan a utilizar Odoo, ya tienen algunos pedidos abiertos, facturas, órdenes de compra y entregas... No es necesario importar toda esa información en el momento de la puesta en marcha. Obtendrás más detalles en la siguiente sección.

¿Cómo debemos migrar los datos transaccionales en el momento de la puesta en marcha?

Preparar el archivo Excel para importar órdenes de compra, órdenes de venta y facturas requiere mucho trabajo y tiempo. El riesgo es que el cliente no cumpla con el plazo porque no tiene todos los archivos listos, aunque no es necesario tener todo en el sistema en ese momento. Lo más importante es que el cliente sepa cómo gestionar todos los aspectos que cubre la puesta en marcha. Si puede hacerlo, podrá crear manualmente sus documentos (órdenes de venta, órdenes de compra, facturas...) en el momento en que los necesite.

 Por ejemplo:

"La puesta en marcha de la aplicación de compras está prevista para dentro de un mes. Puedes sugerir que cuando creen una orden de compra en su sistema existente, ya creen el documento en Odoo, sin confirmarlo. En el momento de la puesta en marcha, tendrán todas las órdenes de compra del mes anterior. Luego puedes hacer lo siguiente según cada documento:

• Eliminarlo si ya ha sido facturado y entregado.
• Si ya ha sido entregado pero aún no se ha facturado, lo eliminarás y crearás la factura directamente en el módulo de contabilidad.
• Si ya ha sido facturado pero aún no ha sido entregado, lo eliminarás y crearás los recibos en el módulo de inventario.
• Si no se ha realizado ninguna entrega ni facturación, puedes procesar la orden de compra normalmente.

Este es un buen ejercicio para su cliente; reduce la presión y el estrés en el momento de la puesta en marcha y le permite abordar fácilmente los problemas de importación de datos transaccionales.

Hay otras opciones para gestionar la importación de esos datos, por ejemplo, crearlos solo cuando sean necesarios después de la puesta en marcha, siguiendo las mismas ideas mencionadas anteriormente".

Pero no todos los datos se pueden importar de esta manera porque probablemente los necesitarás una vez que comiences a trabajar. Si necesitas administrar el inventario en el momento de la puesta en marcha, no tener tu stock en el sistema será muy complicado. Nuevamente, está bien si parte de la información no es precisa o no está en el sistema, pero necesitarás una base sólida de datos para trabajar de manera eficiente. Ese es el tipo de importación al que tu cliente debería dedicar tiempo.

¿Cuándo debería el consultor solucionar los problemas en el expediente en lugar de los clientes?

Cuanto más experiencia adquiera, más rápido podrá arreglar y limpiar las hojas de cálculo de sus clientes. Pero tenga cuidado de no ir demasiado lejos y asumir demasiada responsabilidad en esta tarea. Siempre debe encontrar un equilibrio entre querer organizar el archivo usted mismo en lugar de su SPOC y delegarle la reparación y la limpieza.

En primer lugar, debe evaluar los conocimientos técnicos de su SPOC: ¿puede comprender Excel y algunos aspectos técnicos de Odoo? Cuanto menos conocimientos tenga, más implicación tendrá usted. Cuanto más técnico sea el error, más probabilidades hay de que lo solucione más rápido (uso de identificadores, comparación de registros mediante búsqueda vertical, etc.). Por el contrario, en el caso de errores básicos, como una mala ortografía o un problema de mayúsculas y minúsculas en alguna información, puede delegar en su SPOC la tarea.

El objetivo es ver qué "tareas" se pueden asignar fácilmente a su cliente y cuáles requieren un análisis más detallado. También hay que tener en cuenta el potencial ahorro de tiempo. Si el consultor puede ahorrar tiempo al hacerlo él mismo es real, también puede encargarse de la limpieza. Si, por el contrario, se trata de una tarea considerable que llevará tiempo sin importar quién la haga, tal vez sea mejor dejarla en manos del cliente y no perder este tiempo en el paquete. Una vez más, todo es cuestión de equilibrio. 

Hay una cosa de la que nunca se puede responsabilizar a la hora de tomar decisiones empresariales: no se puede decidir si un producto va a ir en una categoría determinada, si un contacto está vinculado a una empresa concreta, o en qué cuenta financiera se debe introducir un importe... La fiabilidad y la exactitud de los datos son siempre responsabilidad del SPOC.

Producción

Con esta tarea deberías poder: 

• Comprenda por qué importar datos históricos no es una buena práctica;
• Desafíe a sus clientes sobre la importación de datos históricos; 
• Sepa si es más beneficioso importar o hacerlo manualmente.