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Documentación del proyecto

¿Por qué esta tarea?

La documentación del proyecto es algo crucial tanto para usted como para el cliente, ya que es la única herramienta rastreable que se utiliza para obtener todo el historial del proyecto en un solo lugar. Comprender por qué y cómo lo hacemos le ayudará a hacerlo de manera eficiente. Dado que ejecutará varios proyectos simultáneamente, debe dominar la documentación del proyecto lo antes posible para sentirse cómodo con la gestión de su proyecto.

¿Cómo manejar la documentación del proyecto?

Nos sentimos cómodos discutiendo las mejores prácticas de Gestión de Proyectos y Documentación de Proyectos porque ya hemos acumulado mucha experiencia en este campo y porque tenemos una herramienta que hace que gestionar y documentar su proyecto sea un sueño.

Antes de profundizar en cómo gestionamos nuestros proyectos con Odoo, detengámonos y reflexionemos sobre por qué siempre debes documentar tus proyectos.

Documentación

¿Por qué debes documentar tus proyectos?

La documentación del proyecto es una serie de documentos directamente integrados o vinculados a las tareas del proyecto. Esto le permite una trazabilidad completa de su proyecto. Aunque documentar puede parecer tedioso y llevar mucho tiempo, una buena documentación del proyecto es útil en muchas situaciones.

En tu trabajo diario

El organizador del proyecto es útil durante toda la implementación:

  • Podrás ver rápidamente tus tareas y su respectivo estado.
  • Podrás ver rápidamente las tareas de tus clientes y su respectivo estado.
  • El cliente puede volver a comprobar fácilmente la respuesta a una pregunta que ya haya formulado.

En general, tanto usted como el cliente pueden obtener una visión general del estado del proyecto en tiempo real: ¿Qué se ha logrado? ¿Qué está en progreso? ¿Qué queda por hacer? ¿Cuáles son los próximos pasos?

Si el SPOC cambia


El punto de contacto único (SPoC) podría cambiar si la empresa contrata a otra persona para que se encargue del trabajo, si el SPoC deja la empresa, etc. En esos casos, el nuevo SPoC debe incorporarse al proyecto. Esto puede resultar complicado, ya que el nuevo SPoC debe sumergirse en la implementación de un proyecto que ya ha comenzado sin él.

En ocasiones, la empresa o el antiguo SPoC se encargarán de la incorporación, pero si esto no es posible, una buena herramienta de gestión de proyectos te ayudará. El nuevo SPoC debería poder leer la documentación y comprender lo que ya has logrado, cuáles son los puntos pendientes y qué hay en el horizonte. Esto también te ayudará a recordar lo que se discutió y las decisiones que se tomaron.

Si el consultor cambia (días libres, nuevo proyecto, etc.)

También es posible que cambiemos el asesor que trabaja en el proyecto. Puede haber muchas razones para ello:

  • Estás de vacaciones y otra persona te reemplaza en el proyecto.
  • Recibes una nueva oportunidad de proyecto y tienes que transferir el proyecto a otra persona.
  • El alcance del proyecto está creciendo y es necesario incorporar un segundo consultor.

El principio es el mismo para el SPoC: es difícil trabajar en un proyecto en curso sin conocer el contexto y la historia del proyecto, pero una buena documentación del proyecto facilita las cosas.

¿Qué podría pasar si no documento el proyecto adecuadamente?


Uno de los principales riesgos de un proyecto que no está bien documentado es el tiempo que perderá en la implementación y en su trabajo diario. Además, es posible que se vea obligado a enfrentarse a desafíos adicionales de gestión de proyectos.

Veamos algunos ejemplos:

  • Te tomaste unos días libres y estás de vuelta en el trabajo. El último contacto con el cliente fue hace una semana y no recuerdas cómo terminó la llamada ni las tareas que acordasteis. En lugar de buscar entre todos tus correos electrónicos y preguntarle al cliente, puedes abrir directamente el organizador de proyectos y comprobar qué hay en el estado "Por hacer".
  • El cliente tiene una pregunta que ya ha formulado. En lugar de enviar un correo electrónico y esperar la respuesta, puede consultarla directamente en el organizador del proyecto.
  • Eres el suplente de un colega durante sus vacaciones y el cliente tiene un problema de desarrollo en producción. El organizador del proyecto debe darte una idea del contexto del desarrollo, el enlace correcto a la especificación, etc.
  • Se produce un error debido a una personalización realizada con Studio, pero no recuerdas exactamente qué hiciste tú o qué hizo el cliente. Esta personalización debería aparecer en el organizador de tu proyecto.
  • Por alguna razón, todos los productos importados hace unas semanas se han eliminado de la base de datos. Si conserva los archivos de importación en la carpeta de Google Drive, podrá recuperarlos de manera fácil y rápida e importar nuevamente los productos para resolver el problema.
  • En medio de la implementación, el cliente se comunica con usted para solicitarle un desarrollo y usted no recuerda haberlo discutido con él. La documentación del proyecto le ayudará a confirmar si el desarrollo está planificado para una fase específica o si nunca se ha discutido sobre el mismo y, por lo tanto, podría/debería dejarse de lado en este momento.

Ahora que hemos hablado del "por qué", hablemos del "cómo" administrar y documentar sus proyectos directamente en Odoo.

Documentación

¿Cómo se debe documentar?

Cualquier tipo de documentación de proyecto servirá. Durante mucho tiempo, utilizamos nuestro " Organizador de proyectos " de Google Spreadsheet para varios proyectos, antes de volver a la aplicación de Gestión de proyectos de Odoo. Muchos de nuestros socios utilizan otras herramientas de gestión de proyectos o Excel/Google Sheets, pero creemos que Odoo es la herramienta adecuada para esto.

En general, recomendamos utilizar un proyecto por cada proyecto de cliente, según una plantilla, y utilizar tareas y subtareas. Así es como podría verse una pantalla de proyecto típica:


Dentro del proyecto, existen diferentes formas de dividir el proyecto completo en múltiples tareas. En un proyecto pequeño , las tareas principales suelen tener el nombre de la aplicación, y las subtareas son elementos que deben configurarse o desarrollarse en esa aplicación. No es raro ver elementos como "CRM", "Ventas" o "Contabilidad Fase 1" como nombres de tareas, mientras que encontrarás "Análisis", "Configuración" o "Importación de datos" como subtareas. En un proyecto pequeño como este, terminarás con alrededor de 30 tareas y subtareas diferentes como máximo.

En un proyecto de tamaño mediano,  es más probable que encuentres granularidad como en la imagen de abajo, con una serie de etapas que permiten un grado de flexibilidad. Para que la captura de pantalla sea legible, no mostramos todas las etapas, pero este proyecto tiene las siguientes etapas:

  • Nuevo
  • Reserva
  • Fallido
  • Desarrollo
  • Pruebas funcionales (Odoo)
  • Pruebas de clientes
  • Hecho

Por supuesto, todas estas tareas suelen configurarse en diferentes sprints y utilizamos algunas etiquetas para categorizar el contenido más fácilmente, pero globalmente así es como se ve una vista kanban típica de un proyecto.

Hasta ahora solo se muestran las diferentes tareas y cómo se organizan y comparten entre los recursos. Pero, por supuesto, la documentación del proyecto no termina ahí; también encontrará mucha información dentro de cada tarea. Veamos el siguiente ejemplo de tarea:

Como se puede ver en la pestaña Descripción, el encabezado está repleto de información valiosa (hemos decidido añadir la noción de "versión", que no está en el estándar de Odoo), mientras que la descripción puede cubrir en pocas palabras la tarea a realizar. Por supuesto, la descripción a veces puede ser larga y requerir algunas imágenes, pero eso es manejable ya que es un campo HTML que permite muchos tipos de contenido diferentes.

Por último, como ya sabéis, todas estas tareas están respaldadas por nuestro sistema de mensajería interna (también conocido como la aplicación "Chatter" o de discusión), que permite iniciar una discusión sobre las tareas, separada del contenido.

¿Qué pasa con la participación del cliente en el proyecto?


Con la configuración del proyecto anterior, es fácil conseguir que tu cliente trabaje contigo a través de tu aplicación de gestión de proyectos. Puedes crear un usuario del portal en tu base de datos, desde el que podrá interactuar con tu equipo a través de mensajes, o crear un usuario interno para él, para que tenga acceso a tu gestión de proyectos backend y disfrute de los mismos beneficios que el resto de usuarios. Por supuesto, si optas por crear un usuario, debes asegurarte de que los permisos estén configurados para que solo vea el proyecto del que es miembro.


¿De qué trata esta tarea?

El objetivo de esta tarea es explicar la importancia de documentar un proyecto y mostrar cómo lo hacemos en Odoo, utilizando nuestro software. Si ya tiene Odoo en funcionamiento, analicemos cómo puede preparar su propia aplicación de gestión de proyectos de Odoo para que funcione para sus clientes.

Producción

Después de leer esta tarea, comprenderá la necesidad de documentar sus proyectos día a día. Conocerá las herramientas disponibles para ello y podrá probarlas todas para desarrollar su propia forma de gestionar la documentación de proyectos. 

Si es necesario, tómese unos minutos durante la reunión para hablar con su consultor sobre CÓMO se puede diseñar rápidamente en una base de datos en blanco. ¡Solo se necesitan 5 minutos para configurar los derechos de acceso y probarlo!

Además, si buscas consejos sobre cómo realizar un proyecto, consulta la documentación adicional .

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PD: Para ello, tendrás que salir del modo de pantalla completa del curso en línea.



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